Побудова project management office (PMO), або офісу управління проєктами – досить складний процес, який потребує ретельного планування та розуміння потреб організації. Впроваджуючи нові зміни, важливо розуміти потенційні ризики, точки супротиву та підтримки, щоб підготуватись до них.
У статті мова піде про наступне:
- етапи створення проєктного офісу;
- типові помилки при побудові PMO;
- рекомендації для СЕО, Senior PM, Head PMO, власників бізнесу.
Чому PMO – це важливий етап розвитку компанії?
Ключові напрямки діяльності PMO:
- Реалізація стратегічних ініціатив та змін
- Моніторінг стану проєктів, програм, операційної діяльності
- Розробка та впровадження методологій, процесів та шаблонів документів
- Консультативна підтримка проєктних менеджерів
- Розвиток експертизи з управління проєктами та навчання команд
- Постійне вдосконалення існуючих процесів та практик
Згідно з опитуванням Pulse of the Profession, близько 11,4% інвестицій, що вкладаються в проєкт, витрачаються марно через низьку ефективність роботи над ним. Тому для покращення рентабельності вкладень, а також для підвищення продуктивності команд і налагодження організаційних моментів власники бізнесу, CEO та керівники звертають увагу на можливість створення PMO.
- Так, 89% організацій стверджують, що мають власні PMO. З них 50% володіють двома і більше такими проєктними офісами, що зводить до мінімуму проблеми з організацією роботи команд, розподілом ресурсів та безпосереднім виконанням завдань.
Ключові етапи впровадження офісу управління проєктами
Створення project management office – це важливий стратегічний крок для компаній, що прагнуть ефективного та систематизованого управління проєктами. Процес побудови PMO вимагає ретельної підготовки та виважених кроків.
Розглянемо ключові етапи впровадження PMO.
Етап 1. Аналіз потреб та розробка стратегії PMO
Для початку потрібно сформулювати цілі та завдання, яких має досягти організація за допомогою PMO, базуючись на потребах організації. Далі – розробити стратегію:
- визначити сервіси та напрямки діяльності
- описати ролі та обов’язки команди офісу;
- створити чіткий план або дорожню карту дій для подальшого впровадження;
- визначити необхідні ресурси для реалізації запланованих ініціатив.
Етап 2. Вибір типу PMO
Ключовою задачею є правильний вибір типу проєктного офісу, який підійде саме вашій бізнес-моделі.
Виділяють три типи PMO:
- підтримуючий (supportive)
- контролюючий (controlling)
- директивний (directive)
Додатково, в залежності від зони відповідальності РМО, також офіси можна класифмкувати на:
- функційний (зона впливу – ожна функція компанії)
- стратегічний або enterpise (зона впливу – вся компанія)
Мета етапу полягає в тому, щоб обраний варіант гармонійно поєднувався з внутрішніми операційними процесами та враховував їхню специфіку й особливості. Правильний вибір дозволить запровадити такі нововведення з управління проєктами, які будуть підлаштовані під вимоги бізнесу.
Етап 3. Підготовка команди для роботи в PMO
Навчання майбутньої команди PMO має на меті:
- Формування замотивованої команди з різноманітними навичками
- Повне розкриття значення управління проектами та його ролі в рамках
- стратегічних цілей організації.
- Пояснення конкретної ролі PMO в контексті загального успіху проєктів та бізнесу.
Потрібно чітко висвітлити важливість управління проєктами у рамках загального управління організацією та розкрити вибраним співробітникам роль PMO. Таким чином, ви роз’ясните, яке значення має побудова офісу, та сформулюєте для кожного члена команди його задачі й обов’язки.
Етап 4. Методологія та управління змінами
Основна мета цього етапу – розробка ефективних процесів та методології PMO. Управління змінами повинно враховувати потреби організації, через як, власне, і з’явилася необхідність запровадження проєктного офісу.
Надання процесам PMO адаптивності та гнучкості забезпечує їхню відповідність унікальним характеристикам компанії та сприяє подальшому успіху.
Етап 5. Розгортання PMO
Встановлюється й реалізується модель управління для аналізу та підтвердження прогресу проєкту на кожному етапі його життєвого циклу. Потрібно здійснювати поступове розгортання, щоб зменшити вплив на операційну діяльність бізнесу. Крім того, систематичний аналіз та прийняття управлінських рішень допомагають забезпечити ефективність та своєчасність випуску проєктів.
Етап 6. Оцінка та оптимізація
Необхідно встановити ключові показники продуктивності та виконання для оцінки успіху PMO. Далі варто приділити увагу оптимізації процесів. Адже постійне вдосконалення стандартів та задач PMO здатне забезпечити максимальну ефективність діяльності вашої компанії.
Розуміючи, які етапи слід пройти власнику бізнесу та його команді при побудові PMO, не менш важливо знати й можливі проблеми цього процесу. Це допоможе уникнути помилок та ризиків.
Які бувають типові помилки та потенційні проблеми при побудові PMO
Процес створення офісу управління проєктами має власні «підводні камені», тому важливо з самого початку розуміти, з якими проблемами ви можете зіткнутися.
Ознайомтеся з типовими помилками при організації PMO у компанії, щоб уникнути їх на практиці.
1. Зменшення підтримки з боку вищого керівництва:
Відсутність підтримки з боку вищего керівництва може призвести до зменшення підтримки ініціатив, відсутності достатнього фінансування та прийняття ключових рішень щодо розвитку РМО функції.
2. Недостатній аналіз та підготовка
Невірний або недостатній аналіз потреб бізнесу може звести нанівець всі ваші старання. Тож ви ризикуєте прийняти стратегію, яка не відповідатиме бізнес-потребам та характеристикам організації. Як наслідок – може знизитись продуктивність команди, адже виникатимуть проблемні ситуації при веденні проєктів.
3. Незалученість ключових співробітників
Якщо не враховувати думки та погляди стейкхолдерів при розробці та реалізації PMO, керівник може втратити підтримку. До того ж є ризик неприйняття змін серед персоналу. Все це неминуче призведе до руйнування стратегії впровадження проєктного офісу в компанії.
4. Неналагоджені комунікації
Проблема, схожа з попередньою. Відсутність внутрішнього та зовнішнього спілкування веде до непорозумінь і конфліктів. Зі співробітниками варто детально обговорювати мету, переваги та очікування від PMO. Персоналу буде зрозуміліше, навіщо проводити зміни в організації роботи та відкривати офіс управління проєктами.
5. Неправильний вибір типу PMO
Невірний вибір між supportive, controlling або directive PMO, що не враховує специфіку бізнесу, призводить до неефективності офісу. Таким чином, ви ризикуєте порушити наявні операційні процеси та провалити спробу відкриття PMO.
6. Недостатня підготовка команди PMO
Навчання та розвиток команди має проходити відповідно до нових вимог і стандартів. Інакше можливе слабке використання потенціалу PMO. Це призводить до втрати впливу на внутрішні проєкти та неякісної реалізації систематизованих підходів і методології.
7. Некоректна оцінка та перегляд процесів
Відсутність механізмів оцінки ефективності та вчасного усування проблем призводить до того, що Head PMO не отримує детальної інформації про діяльність. Як наслідок – продовження непродуктивних процесів, втрата підтримки та невдачі в роботі над проєктами.
Як успішно створити PMO: рекомендації для власників бізнесу, СЕО, Senior PM, Head PMO
Перш ніж розпочати будь-які зміни, ми повинні проаналізувати причини, які підштовхують до побудови PMO, ресурсні можливості та готовність компанії до нововведень.
Нижче подані рекомендації для власників бізнесу, СЕО, Senior PM та Head PMO, які допоможуть успішно створити та впровадити офіс.
Поради для власників бізнесу та СЕО
Для початку оцініть стратегічні цілі. Визначте, яких конкретних результатів ви бажаєте досягти за допомогою PMO, як це вплине на збільшення ефективності та конкурентоспроможності.
В процесі реалізації офісу залучайте до роботи персонал всіх рівнів управління, щоб забезпечити собі підтримку та успіх імплементації. Крім того:
- Створіть чіткий план впровадження PMO.
- Сформулюйте бізнес-кейси та випробувальний контекст.
- Зазначте, які покращення та вигоди ви очікуєте від створення PMO.
Рекомендації для Senior PM та Head PMO
Розробіть план побудови офісу, який враховує стратегічні цілі бізнесу та потреби організації. Далі визначте роль PMO в системі управління проєктами та проєктним портфелем.
До обов’язків Senior PM та Head PMO також входить:
- Побудова компетентної команди. Відбирайте та розвивайте кваліфіковану групу спеціалістів для PMO.
- Забезпечення внутрішньокомандної комунікації. Підтримуйте командний дух, щоб отримати згуртований та готовий до змін відділ фахівців.
- Створення методології та системи метрик. Розробіть ефективні методи управління проєктами, що враховують специфіку організації. Встановіть метрики для оцінки ефективності та результативності PMO.
Дотримання рекомендацій, ретельний підхід до планування змін і впровадження кращих практик управління проєктами сприятиме створенню ефективного та результативного PMO.
Досвід компанії Е5
Команда Е5 – це експерти у сфері управління проєктами, які знають все, що потрібно для успішної побудови PMO. Ми допомагаємо компаніям нівелювати типові помилки та пропонуємо безліч навчальних матеріалів і курсів.
- Постали перед труднощами в аналізі потреб бізнесу перед впровадженням PMO? Ми надаємо цінну інформацію, методи та практичні прийоми для розробки ефективних стратегій.
- Спостерігаєте недостатнє залучення різних рівнів управління та команди до процесу побудови PMO? Е5 пропонує різноманітні методи взаємодії з ключовими стейкхолдерами та персоналом, забезпечуючи їхню активну участь та підтримку.
Чи готова ваша компанія до побудови PMO?
Для того, щоб отримати відповідь на це питання, не зайвим буде визначити етап проєктної зрілості компанії. Це дасть розуміння того, наскільки ваш бізнес потребує реорганізації роботи з проєктами та які кроки слід виконати для вдалого впровадження PMO.
Успішне створення проєктного офісу вимагає спільних зусиль та врахування стратегічних цілей бізнесу. Проте не менш важливо мати глибокі знання з даної тематики.
Дізнатись все про побудову офісу управління проєктами вам допоможе курс PMO Studio – онлайн курс-майстерня. Завдяки йому ви дізнаєтеся, як реалізувати свої найамбітніші плани!
