Проєктна зрілість компанії є ключовим фактором, який визначає її здатність ініціювати та вдало реалізовувати проєкти. Виконання цих завдань прямо впливає на досягнення цілей і, відповідно, фінансовий успіх бізнесу. Тому далі ми поговоримо про наступне:
- етапи проєктної зрілості компанії;
- методи визначення етапу зрілості бізнесу;
- важливість даного аспекту для керівництва;
- етапи, на яких варто впроваджувати РМО;
- роль власника СЕО в даному процесі.
Етапи проєктної зрілості
Ці етапи визначаються рівнем здатності компанії ефективно управляти проєктами. Розглянемо характеристику кожного з них – вона була сформована ще у 2006 році в статті «Operational excellence won’t do it – toward a new project management maturity model» і є актуальною дотепер:
1. Початковий етап
Компанія лише розпочинає свій шлях у сфері проєктного управління. Тому її діяльність характеризується наступним чином:
- відсутність чітких процедур і методів управління проєктами;
- неформалізоване планування та контроль проєктів.
2. Етап структурованих процесів та стандартів
Компанія налагоджує свої процеси з управління проєктами, тому на цьому етапі здійснюється:
- визначення обсягу, мети та цілей проєктів;
- розробка графіків і бюджетів;
- складання планів ризиків для кожного проєкту.
3. Етап організаційних стандартів та інституціоналізованих процесів
Використовуючи розроблені на попередньому етапі плани, компанія починає активно реалізовувати проєкти. Зазвичай можна спостерігати:
- встановлення організаційних стандартів з виконання робіт;
- запровадження інституціоналізованих процесів контролю якості та витрат.
4. Етап здійснення контрольованих процесів
На даному етапі проєктної зрілості компанія повинна:
- мати систематичне відстеження прогресу проєктів;
- своєчасно виявляти відхилення від плану та вживати заходів для їх коригування;
- здійснювати постійний контроль витрат та часових рамок.
5. Етап оптимізованих процесів та постійного вдосконалення
Компанія безперервно аналізує свої процеси та шукає способи їх вдосконалення. Для останнього етапу характерне:
- впровадження найкращих практик у проєктному управлінні;
- застосування інноваційних підходів та новітніх технологій для підвищення ефективності.
Усі ці етапи не мають чітко визначених рамок і можуть перекликатися або переходити з одного в інший залежно від конкретних умов і потреб компанії. Проте їх розуміння допомагає керівництву оцінити поточний рівень проєктної зрілості та продумати напрямки подальшого розвитку.
Як визначити власний етап проєктної зрілості
Щоб дізнатись, на якому етапі зрілості перебуває ваш бізнес, оцініть ключові параметри, що характеризують рівень організації в управлінні проєктами. Ви можете скористатися оцінкою за моделлю CMMI (Capability Maturity Model Integration), що має деталізований підхід.
На додачу до цього розглянемо ще декілька критеріїв для визначення проєктної зрілості, які притаманні новачкам, початківцям та компаніям середнього рівня.
Структура проєктів
- Новачок
Мінімальна документація, обмежені методи та відсутність структури в проєктному управлінні. - Початковий рівень
Поява документації, але неструктурованої, основні процеси визначені, але не формалізовані. - Середній рівень
Розвинена структура, процеси планування та визначення ресурсів більш формалізовані.
Управління ресурсами
- Новачок і початківець
Обмежений план та відсутність чіткої стратегії використання ресурсів компанії. - Середній рівень
Ефективний розподіл та застосування ресурсів, планування відповідно до реальних потреб проєктів.
Контроль і моніторинг
- Новачок і початківець
Мінімальний моніторинг, відсутність системи відстеження прогресу. - Середній рівень
Активний моніторинг для уникнення відхилень від плану, систематичне виявлення та розв’язання проблем.
Вдосконалення та інновації
- Новачок і початківець
Відсутність систематичного вдосконалення та інновацій, обмежений досвід. - Середній рівень
Систематичне вдосконалення процесів на основі аналізу попередніх проєктів, впровадження інновацій.
Стійкість до змін
- Новачок і початківець
Низька стійкість до змін, відсутність готовності до адаптації нових підходів. - Середній рівень
Готовність до змін, гнучкість у впровадженні нових ідей та методів.
Проведення аналізу за цими критеріями допоможе компанії визначити її поточний рівень зрілості у сфері проєктного управління.
Для чого керівникам потрібно з’ясовувати етап проєктної зрілості
Визначення етапу проєктної зрілості компанії має важливе значення для СЕО та власників бізнесу. Це знання може суттєво впливати на фінансовий успіх та конкурентоспроможність компанії. Адже правильний підхід до удосконалення роботи над проєктами приносить ряд переваг:
- Збільшення кількості виконаних завдань. З підвищенням рівня проєктної зрілості зростає ймовірність успішного завершення проєктів. Також забезпечується ефективніше застосування ресурсів та планування.
- Оптимізація витрат. Висока проєктна зрілість сприяє раціональному використанню бюджетів та зменшує ризик нерентабельного розподілення ресурсів.
- Підвищення рівня конкурентоспроможності. Компанії з високою зрілістю можуть швидше реагувати на зміни на ринку і впроваджувати нові технології. Вони також отримують здатність адаптуватися до нововведень у своїй бізнес-ніші й при цьому зберігати швидкі темпи розвитку.
- Мінімізація ризиків. Найвищий рівень проєктної зрілості забезпечує компаніям краще управління ризиками. Керівник, SEO чи Senior PM може передбачити потенційні проблеми на ранніх етапах, завдяки чому зменшується ймовірність затримок та невдач на проєкті.
- Стратегічне планування. Зрілість проєктного менеджменту полегшує постановку цілей та забезпечує їх досягнення. Крім того, стратегічне управління задачами дозволяє компанії пропонувати кращі послуги на ринку.
- Підвищення лояльності клієнтів. Успішне виконання проєктів за допомогою ефективного управління сприяє підвищенню довіри споживачів послуг. Також покращується репутація компанії в очах клієнтів, інвесторів та партнерів.
- Ефективне внутрішнє управління. Високий рівень проєктної зрілості сприяє покращенню комунікацій всередині компанії. Команди працюють продуктивніше, швидко розв’язуючи завдання.
Отже, розуміння етапу проєктної зрілості вашої компанії є важливим елементом стратегічного управління, яке допомагає досягати поставлених бізнес-цілей. Для переходу з одного рівня на інший доцільно створити PMO. Далі розглянемо це поняття детальніше.
На якому етапі необхідно впроваджувати PMO
PMO (project management office – офіс управління проєктами) найбільш доцільний та ефективний на середньому та високому рівнях проєктної зрілості компанії.
Це означає, що бізнес вже має певний досвід у веденні та управлінні проєктами. Проте у нього існує потреба в структуризованому підході та підтримці для подальшого покращення процесів.
Причини створення PMO на середньому та високому рівні проєктної зрілості:
- Структурування процесів. На таких рівнях компанія вже може мати визначені основні процеси, але PMO допомагає їх структурувати, уніфікувати та стандартизувати.
- Оптимізація ресурсів. PMO дозволяє покращити використання ресурсів, забезпечуючи більш ефективне планування та розподіл завдань.
- Створення системи моніторингу та звітності. На цих етапах важливо впроваджувати програми відстеження роботи. Саме PMO допомагає моніторити прогрес проєктів та вчасно виявляти відхилення.
- Управління ризиками. PMO також сприяє ефективному керуванню ризиками та вчасному реагуванню на можливі проблеми. На етапах середнього та високого рівня це необхідно для збереження встановленого темпу роботи.
- Підвищення ефективності. Офіс управління проєктами дозволяє покращити результати роботи команд шляхом впровадження найкращих практик та стандартів в організаційні процеси.
- Підтримка стратегічних ініціатив. На високих рівнях зрілості компанії PMO може служити як стратегічний помічник. Адже він допомагає в реалізації поставлених бізнес-цілей через ефективне управління проєктами.
Дослідження Intel IT PMO: journey to maturity показало, що основна передумова розгортання проєктного офісу – це швидкий розвиток компанії. Досягнення результатів можливе вже протягом шести місяців. Проте будьте готові до того, що для повного впровадження PMO може знадобитися від двох до п’яти років.
Створення офісу управління проєктами має бути адаптованим до потреб та діяльності конкретної компанії. Тому даний процес вимагає гнучкості та налаштування залежно від особливостей і цілей саме вашого бізнесу.
Яка роль власника/СЕО в процесах впровадження PMO
Роль власника чи СЕО у створенні PMO полягає в тому, щоб визначити стратегічні напрямки розвитку і цілі компанії та розподілити ресурси для їх досягнення. Крім того, на керівника накладаються й інші обов’язки:
- Забезпечення необхідних ресурсів (фінансових, людських, технічних) для впровадження та ефективної роботи PMO.
- Надання підтримки команді для ініціативи створення офісу управління проєктами.
- Узгодження стратегії та мети PMO з загальною стратегією компанії, затвердження планів та бізнес-випробувань.
- Забезпечення взаємодії з членами топменеджменту для гармонійного впровадження PMO.
- Вирішення конфліктів, які можуть виникнути під час роботи над нововведеннями.
- Визначення вимог та очікувань щодо результатів впровадження project management office.
- Мотивація команди та персоналу до участі у введені в роботу PMO.
- Оцінювання результатів впровадження офісу управління проєктами та прийняття відповідних рішень для подальшого вдосконалення.
Отже, роль власника бізнесу чи СЕО важлива для успішної побудови PMO, оскільки вона визначає стратегічну спрямованість компанії. Також це впливає на організаційну культуру, що є основним фактором успіху у впровадженні змін.
Ключові висновки
Компанії з низьким рівнем зрілості можуть протерміновувати дедлайни та виходити за рамки бюджету взятого в роботу проєкту. Все це веде до зниження продуктивності. Для уникнення подібного сценарію СЕО та власникам бізнесу варто визначити рівень проєктної зрілості своєї організації.
Для отримання ще кращих результатів діяльності організаціям з високим та середнім рівнем проєктної зрілості доцільно буде впроваджувати PMO. Створення такого відділу спрямоване на навчання та оптимізацію роботи персоналу, пріоритезацію проєктів та контроль досягнення бізнес-цілей.
Приєднуйтесь до PMO Studio – онлайн курс-майстерня. Тут ви дізнаєтесь як реалізувати це на практиці, щоб вивести вашу компанію на найвищий етап проєктної зрілості.
