Побудова – PMO, project management office або офіс управління проєктами – це непростий процес, який вимагає багато часу та значних фінансових вкладень. Менеджери проєктів зазвичай розуміють, що впровадження РМО є необхідним кроком для збільшення ефективності та подальшого росту компанії. Проте вони часто стикаються з проблемами на етапі комунікації щодо цього питання з власником бізнесу або СЕО, намагаючись знайти спонсора PMO.
Тож у цьому матеріалі ми поговоримо про роль PMO у сучасних організаціях та наведемо беззаперечні аргументи того, що всі вкладення у створення РМО цілком виправдані.
Коли створення project management office має сенс?
Значення PMO для сучасної компанії важко переоцінити, адже він виконує безліч функцій, серед яких виконання стратегії компанії, навчання персоналу, пріоритизація проєктів, контроль досягнення цілей організації. Зважаючи на обширний функціонал, його побудова буде правильним рішенням для бізнесу в багатьох випадках.
Вам варто створити PMO, якщо ви хочете:
- побудувати систему реалізації стратегії компанії;
- управляти великою кількістю проєктів;
- координувати задіяні на проєкті ресурси за участю різних відділів;
- отримувати надійну актуальну інформацію для прийняття обґрунтованих рішень;
- управляти залежностями між проєктами, що реалізуються у різних відділах;
- адаптуватися до динамічного середовища;
- отримувати високоякісну звітність за проєктом;
- ефективно контролювати ризики та витрати;
- покращити time-to-market;
- трансформувати організацію або функцію;
- чітко визначити пріоритетність проєктів.
З усього сказаного вище можна зробити висновок, що PMO потрібен у будь-якій компанії, яка спрямована на досягнення відчутних результатів. Чи розуміє це сучасний бізнес? Поговоримо далі.
Розповсюдженість PMO у сучасних компаніях
Результати дослідження, яке провела компанія PM Solutions, демонструють, що бізнес поступово підхоплює тенденцію впровадження РМО. Про це говорять цифри, оприлюднені у звіті «The State of the Project Management Office (PMO)» за 2022 рік.
На момент початку дослідження – а це було в далекому 2007 році – PMO зустрічалися нечасто і здебільшого обмежувалися ІТ-відділами. Зараз ситуація докорінно змінилася:
- такі функції є в більшості середніх і великих організацій – серед респондентів PM Solutions про це заявили 81 % і 93 % компаній відповідно;
- лише 18 % підприємств піддають сумніву їхню цінність.
Саме час пояснити, в чому цінність PMO для сучасних компаній, та навести приклади того, як такі підрозділи допомагають долати труднощі й досягати поставлених бізнес-цілей.
Значення офісу управління проєктами для бізнесу
Якщо менеджери проєктів здебільшого розуміють, яку користь здатне принести створення PMO, то власники бізнесу можуть скептично ставитися до подібних нововведень, адже вони потребують фінансових та часових витрат.
Пропонуємо вашій увазі перелік переваг офісів управління проєктами, які точно оцінять власники бізнесу та СЕО.
1. Підвищення ефективності роботи компанії
Впровадження PMO передбачає чітке дотримання всіх бізнес-процесів. Тобто команді не потрібно налагоджувати роботу з нуля – вона може звернутися до стандартних процесів, розроблених project management office. В тому числі сприяє цьому використання спеціалізованих цифрових рішень, які пропонують користувачам стандартизовані процеси. Згодом така стандартизація починає позитивно впливати на точність розподілу ресурсів, планування часу та бюджету, дозволяє надавати сервіси однаково якісно всім клієнтам компанії.
Про підвищення ефективності команди після впровадження PMO говорять успішні кейси багатьох всесвітньо відомих компаній. Серед них – e-commerce гігант Allegro Group. Тут вже понад 15 років фокусуються на управлінні проєктами як способі розвитку бізнеса. Одним із пріоритетів компанії було впровадження PMO.
Шлях до трансформації Allegro Group видався доволі складним. Їм потрібні були PMO для кожного основного майданчика – платформа працює на ринках Центральної й Східної Європи – та загальні міжнародні інструменти управління проєктами. Однак вони пішли на цей ризикований крок, і результат не змусив себе чекати.
Впровадження PMO вирішило в компанії цілу низку проблем, в тому числі з комунікацією, доступністю ресурсів, управлінням витратами. Це призвело до збільшення ефективності команди на 200-300 %. Окрім того, позитивно вплинула побудова PMO і на прибуток компанії – він збільшився у 4-5 разів, а також всі важливі рішення стали прийматися у десять разів швидше.
2. Економія витрат
PMO може скоротити витрати компанії завдяки тому, що просуває найефективніші методи управління проєктами, контролює відповідність інвестицій бізнес-пріоритетам та постійно координує внутрішні процеси для оптимізації використання ресурсів.
Серед можливостей офісів управління проєктами – ефективна робота з ризиками, уникнення збоїв та подолання перешкод за допомогою сучасних практик та інноваційних програмних продуктів.
Підтвердження цієї переваги також можна знайти у світовій практиці – так, на сайті PMI наведений цікавий приклад з історії американської гірничодобувної компанії Doe Run Company. На момент, коли управління проєктами на підприємстві було повністю відсутнє, аналітики фіксували там перевищення бюджету і графіка на 200 %.
Проблем було декілька. По-перше, в Doe Run Company не передбачалося жодного навчання для персоналу. По-друге – процедури, якими вони користувалися, не покращувались.
Усе змінилося з впровадженням PMO. Вже через три роки відсоток проєктів, що відповідають плановим показникам, збільшився з 25 до 40 %, а таких, що відповідають цільовим показникам витрат – з 71 до 85 %. Ще більш значущим став той факт, що 95 % проєктів компанії стали досягати бізнес-цілей. Зверніть увагу – до побудови PMO їх було всього 62 %.
3. Збільшення продуктивності команд
Чітке планування робочого процесу, постійне навчання співробітників для його оптимізації, впровадження нових інструментів для управління проєктами – все це дозволяє PMO суттєво пришвидшити продуктивність команд.
Цю перевагу теж легко підтвердити на прикладі успішного досвіду однієї з компаній, а саме – виробника промислового електрообладнання American Power Conversion. Проблема компанії полягала в тому, що вона тотально не встигала завершувати свої проєкти вчасно. До впровадження PMO кількість проєктів, завершених в межах десятивідсоткового відхилення від дедлайну, складав усього 21 %.
Зрештою незадоволеність клієнтів, плутанина у пріоритизації проєктів та невпорядкована звітність переконали керівництво у необхідності створення PMO.
Після цього кроку швидкість роботи в компанії помітно збільшилася. За два роки функціонування project management office вже 51 % проєктів реалізовувалися в межах десятивідсоткового відхилення від дедлайну.
Для підтвердження того факту, що саме PMO зіграв ключову роль у покращенні продуктивності, були зібрані дані щодо керівників успішних та протермінованих проєктів. Результати вражали: показник відхилення від графіка для проєктів, які очолювали керівники без сертифіката PMP, складав 29 %. А для тих, що були під керівництвом власників такого сертифіката – 0 %.
Досвід Е5 у впровадженні PMO також підтверджує позитивний вплив офісів управління проєктами на продуктивність команд. Прикладом може слугувати успішний кейс співпраці нашої команди та одного з найбільших українських імпортерів вина.
Наш клієнт зіткнувся з деякими складнощами через необхідність паралельно управляти кількома проєктами різного розміру. Швидкість роботи команд не задовольняла бізнес-потреби компанії, а деякі задачі взагалі не виконувалися через брак часу. Для розв’язання цих проблем було прийняте рішення побудувати невеличку команду лідерів змін та запровадити та підтримувати Scrum в продуктових напрямках компанії. Це приклад як виглядає найпростіша реалізація функції РМО в організації, яка одразу ж почала приносити цінність.
Результати роботи спеціалістів Е5 не змусили себе довго чекати. Вчасно завершені проєкти, менша кількість помилок та вища якість продуктів – все це призвело до підвищення рівня задоволеності споживачів та подальшого розвитку бізнеса клієнта.
4. Постійне вдосконалення та сталий розвиток
Організації, де функціонують офіси управління проєктами, дотримуються філософії, що навчання ніколи не повинне закінчуватися. Це позитивно позначається на роботі кожного співробітника і на якості в цілому. Адже постійне навчання надає можливість йти в ногу з часом – підлаштовуватися під нові потреби клієнтів, опановувати передові технології, змінювати свою організаційну структуру та підхід до управління.
Це вчасно зрозуміли в IBM – компанії, що є всесвітньо відомим постачальником програмних продуктів та IT-сервісів. Щоб запобігти незадоволеності клієнтів, а також зниженню прибутку через нехватку ресурсів, генеральний директор перетворив IBM на проєктно-орієнтоване підприємство. В центрі інноваційної трансформації знаходився Project Management Center of Excellence (PM COE).
Сьогодні тисячі співробітників отримали сертифікат Project Management Professional (PMP) ® та пройшли сертифікацію IBM PM. Це підтверджує їх високу кваліфікацію та дозволяє використовувати її під час комплектації проєктів кращими кадрами.
5. Покращення time-to-market
Через високу конкурентність сучасного бізнесу випустити на ринок високоякісний продукт недостатньо. Потрібно зробити це раніше за інші компанії – тільки так можна завоювати свою цільову аудиторію й отримати очікуваний прибуток.
В покращенні time-to-market теж допоможе створення PMO. Ці структурні одиниці дозволяють зробити комунікацію в команді та поза її межами більш ефективною, чітко спланувати робочий процес, уникнути чисельних збоїв та помилок.
4 роки тому, до E5 звернулися представники міжнародної FMCG компанії, що займається продажем тютюнових виробів. Запит клієнта полягав у необхідності синхронізувати роботу 15+ кросфункціональних команд, що працювали над одним масштабним проєктом, та коштом цього покращити time-to-market. Ускладнювала ситуацію часта зміна пріоритетів та кон’юктури ринку.
Попри заплутаність задачі, що постала перед нами, вихід було знайдено – ми розробили для клієнта власний фреймворк для кроскомандної взаємодії та зробили редізайн РМО як функції яка впровадила цей фреймворк, моніторила його використання та відповідала за покращення.
Через деякий час стали помітними перші позитивні результати – і для бізнеса в цілому, і для команд та співробітників зокрема. Щодо компанії, основна вигода, якої вдалося досягти, полягала у розумінні її загальної бізнес-стратегії. Цілі перестали ділитися на цілі команд чи департаментів – тепер кожен в компанії працює над реалізацією спільної бізнес-мети.
Щодо команд, в результаті проведеної трансформації значно покращилася взаємодія між ними. За результатами проведеного опитування, змінами в цьому напрямку задоволені 80 % співробітників. Пріоритизація та короткострокове планування стало більш досконалим, на думку 86 % штату, а новим форматом зустрічей задоволені 95 % персоналу.
Підбиваючи підсумки цього кейсу, можна з упевненістю сказати, що централізоване управління проєктами покращує time-to-market завдяки налагодженню комунікації між командами (або в її межах).
Фінальні думки
PMO – важлива структурна одиниця, що сприяє досягненню бізнес-цілей на рівні компанії. Це допомагає підвищити ефективність роботи команди, знизити фінансові та часові витрати, оптимізувати управління персоналом.
Офіси управління проєктами необхідні у сучасному динамічному бізнес-середовищі для збереження конкурентоспроможності та підвищення прибутку.
Якщо ви хочете приєднатися до компаній, які вже відчули на собі переваги ефективного управління проєктами за допомогою PMO, долучайтеся до курсу PMO Studio – онлайн курс-майстерня. Завдяки йому ви дізнаєтеся про кращі практики роботи PMO та зможете створити або удосконалити офіс управління проєктами у своїй компанії.
