Топ 5 помилок проджект менеджера-початківця та як їх уникнути

Більшість проджект менеджерів-початківців схильні робити типові помилки з управління проєктами. Згідно з даними Project Management Institute (PMI), організації, які надають пріоритет управлінню проєктами, мають вищі показники успішності проєктів. Крім того, McKinsey & Company підкреслює, що 17% ІТ-проєктів зазнають настільки значних невдач, що вони загрожують самому існуванню компанії. Ці помилки, від недостатньої комунікації до поганого управління ризиками, можуть зривати проєкти та призводити до значних фінансових втрат. Розуміння та усунення цих поширених підводних каменів є важливим етапом для розвитку та успіху початківців-менеджерів проєктів. Ця стаття розглядає помилки, які найчастіше роблять проджект менеджери на початку карʼєри, та пропонує стратегії їх уникнення та подолання, що забезпечує більш гладке виконання проєктів та покращену роботу команди.

№1. Нечітке визначення цілей проєкту

Поширена помилка, яку роблять проєктні менеджери, полягає у невизначенні чітких цілей проєкту. Цей недогляд може призвести до відсутності напряму та фокусу, через що члени команди можуть бути не впевнені, над чим вони працюють. Без чітких цілей стає важко вимірювати прогрес і успіх, що призводить до потенційних затримок і неефективності. Основною причиною цієї проблеми часто є відсутність досвіду і розуміння важливості встановлення цілей за методом SMART. Крім того, проджект менеджери-початківці можуть не залучати зацікавлені сторони належним чином, щоб забезпечити узгодженість цілей та очікувань проєкту. Як наслідок, проєкти можуть страждати від розширення обсягу непорозумінь і, зрештою, невиконання ключових завдань.

Щоб уникнути помилки, пов’язаної з неясним визначенням цілей проєкту, проджект менеджери-початківці можуть скористатися такими кроками:

• Встановіть SMART цілі: Переконайтеся, що всі цілі проєкту є конкретними (Specific), вимірюваними (Measurable), досяжними (Achievable), релевантними (Relevant) і обмеженими в часі (Time-bound). Ця методика допомагає створювати чіткі та досяжні цілі, які можна відстежувати та вимірювати з часом.
• Залучайте зацікавлені сторони (Stakeholder management): Включайте ключових зацікавлених осіб у процес встановлення цілей, щоб врахувати всі точки зору і забезпечити спільне розуміння цілей проєкту. Це сприяє узгодженню цілей проєкту із загальною стратегією бізнесу.
• Документуйте цілі:  Чітко задокументуйте цілі проєкту та поділіться ними з усією командою. Ця документація має бути легко доступною та слугувати орієнтиром протягом усього життєвого циклу проєкту.
• Регулярно переглядайте та оновлюйте: Регулярно переглядайте цілі проєкту з командою та зацікавленими сторонами, щоб переконатися, що вони залишаються релевантними та досяжними. Оновлюйте їх за необхідності, щоб відобразити будь-які зміни в обсязі проєкту або зовнішніх умовах.
• Забезпечте навчання та ресурси: Інвестуйте в навчання та ресурси, щоб допомогти молодим менеджерам проєктів зрозуміти важливість встановлення чітких цілей і як ефективно їх комунікувати. Це може включати воркшопи, менторство та доступ до інструментів управління проєктами.

На нашому курсі Project management: Deep dive пропонуємо докладно вивчити SMART-цілі проєкту; оптимальний набір проєктної документації; Project Charter: базовий документ проєкту, його зміст; управління знаннями проєкту, Knowledge Base. Маючи ці знання та дотримуючись послідовних кроків, проджект менеджери можуть покращити свою здатність встановлювати та підтримувати чіткі цілі проєкту, тим самим підвищуючи ймовірність успішного завершення проєкту.

№2. Недооцінка необхідного часу та бюджету

Недооцінка необхідного часу та бюджету для проєкту є частою помилкою Junior PM-ів. Це може призвести до затримок у виконанні проєкту та перевищення бюджету, що викликає розчарування серед зацікавлених сторін і членів команди. Основною причиною найчастіше є відсутність досвіду в оцінці та плануванні проєкту. Проджект менеджери-початківці можуть не враховувати всі змінні проєкту, включаючи потенційні ризики та невизначеності, що призводить до надто оптимістичних термінів і бюджетних оцінок. Крім того, недостатнє залучення членів команди та зацікавлених сторін на етапі планування може призвести до браку всебічного розуміння обсягу проєкту та необхідних ресурсів, що посилює проблему.

Кроки для уникнення помилки з недооцінкою необхідних ресурсів:

• Проведення ретельного планування та оцінки: Використовуйте техніки, такі як структура декомпозиції робіт (Work Breakdown Structure – WBS), щоб розділити проєкт на менші, керовані задачі. Це допоможе точніше оцінити час та інші ресурси, необхідні для кожного завдання.
• Залучення зацікавлених сторін та членів команди: Включайте всіх відповідних зацікавлених осіб і членів команди у процес планування та оцінки. Їхні погляди можуть надати більш реалістичне уявлення про обсяг та вимоги проєкту.
• Використання історичних даних: Звертайтеся до історичних даних з подібних минулих проєктів для інформування ваших оцінок. Це може надати більш точну основу для прогнозування потреб у часі та бюджеті.
• Врахування ризиків та невизначеностей: Включайте резерви в оцінки часу та бюджету для врахування потенційних ризиків та невизначеностей. Це допоможе зменшити вплив непередбачених викликів.
• Регулярні огляди та оновлення: Постійно переглядайте та оновлюйте оцінки проєкту на основі поточного прогресу та нової інформації. Методології Agile підкреслюють ітеративне планування, що дозволяє вносити корективи під час розвитку проєкту.

Дотримуючись цих кроків, підтримуючи необхідну документацію та слідуючи Agile методологіям, проджект менеджери-початківці можуть уникнути поширеної помилки з недооцінкою часу та бюджету, що призведе до більш успішних результатів проєкту.

№3. Мікроменеджмент

Мікроменеджмент є підводним каменем, що може суттєво перешкоджати роботі команди та знижувати її моральний дух. Коли менеджер проєкту постійно втручається в завдання членів команди, надає надмірно детальні інструкції та не залишає місця для автономії, це пригнічує творчість та інновації. Така поведінка не лише обмежує команду, але й може раптово зупинити проєкт. Крім того, мікроменеджмент посилає сигнал, що менеджер проєкту не довіряє команді, вважаючи, що постійний контроль призведе до кращих результатів. Однак це часто призводить до протилежного ефекту, коли працівники відчувають себе під контролем, що може знижувати їхню мотивацію та продуктивність.

Щоб уникнути мікроменеджменту, менеджери проєктів повинні знайти альтернативні способи перевірки прогресу проєкту. Регулярні зустрічі, на яких члени команди можуть звітувати про статус своїх завдань та обговорювати будь-які проблеми, є надзвичайно важливими. Ці зустрічі надають можливість менеджеру проєкту пропонувати покращення та членам команди звертатися за підтримкою. Такий підхід дозволяє менеджеру проєкту зберігати контроль без надмірного моніторингу або обмеження членів команди.

На  курсі ми детально розглянемо роль проєктного менеджера / делівері менеджера, завдання, компетенції, сфери впливу, skill matrix; обговоримо практичні кейси.

№4. Недооцінка важливості роботи із ризиками

Помилкою проджект менеджерів є недооцінка важливості управління ризиками. Це може призвести до непередбачених проблем, що порушують графік, бюджет і загальний успіх проєкту. Основною причиною є брак досвіду та розуміння того, як ефективно ідентифікувати, оцінювати та пом’якшувати ризики. Проджект менеджери-початківці можуть зосереджуватися переважно на поточних завданнях, нехтуючи ширшою картиною можливих перешкод. Крім того, може бути недостатня підготовка у практиках та інструментах управління ризиками, що призводить до неналежної підготовки до непередбачених подій. В результаті, проєкти можуть зіткнутися з затримками, перевищенням бюджету та зниженням якості, що в кінцевому підсумку впливає на задоволення зацікавлених сторін і результати проєкту.

Кроки для розвʼязання цієї проблеми та уникнення її в майбутньому:

• Розробка детального плану управління ризиками: Створіть детальний план управління ризиками, який визначає процес ідентифікації, оцінки та пом’якшення ризиків. Цей план повинен бути інтегрований у загальну структуру управління проєктом та регулярно переглядатися.
• Регулярні оцінки ризиків: Проводьте регулярні оцінки ризиків протягом усього життєвого циклу проєкту. Використовуйте такі інструменти, як SWOT-аналіз (сильні сторони, слабкі сторони, можливості, загрози) та матриці
• ризиків для систематичної оцінки потенційних ризиків та їх впливу.
• Майстер-класи та тренінги з управління ризиками: Проводьте майстер-класи та тренінги з управління ризиками для менеджерів. Ці сесії можуть охоплювати методології, інструменти та реальні сценарії для підвищення їхньої компетентності в управлінні ризиками.
• Залучення зацікавлених сторін до управління ризиками: Залучайте зацікавлених осіб до процесу управління ризиками для отримання різноманітних перспектив та інсайтів. Регулярно спілкуйтеся з ними щодо потенційних ризиків і стратегій їх пом’якшення/усунення.
• Створення плану реагування на ризики: Розробіть план реагування на ризики, який включає заздалегідь визначені дії для різних типів ризиків. Цей план повинен описувати кроки для уникнення ризиків, їх пом’якшення, передачі та прийняття.

Своєчасна та відповідна ідентифікація ризиків відіграє важливу роль в управлінні проєктом. Можливі ризики визначаються та аналізуються перед початком проєкту та визначаються відповідні заходи для їх усунення. У разі необхідності також складається план дій у надзвичайних ситуаціях. Ми виділили окремий модуль присвячений ризик-менеджменту, адже ця тема має вирішальне значення для успіху проєкту.

№5. Неналежний моніторинг та контроль проєкту

Моніторинг за проєктом полягає в першу чергу у збереженні контролю над проєктом. З цією метою дані збираються протягом усього проєкту, щоб можна було приймати рішення щодо витрат і термінів. Якщо цього не зробити, у проєкті можуть виникнути відхилення, а це означає, що недоліки можуть бути виявлені занадто пізно. Це призведе до невиправданої затримки проєкту та збільшення витрат. Менеджер проєкту повинен завжди стежити за поточним ходом виконання робіт та ініціювати контрзаходи у разі відхилень від плану.

Кроки для уникнення помилки у майбутньому та інструменти для моніторингу і контролю згідно з Agile:

• впровадження регулярних оглядів (Sprint Review) та ретроспектив (Sprint Retrospective);
• використання інструментів для відстеження прогресу (до прикладу, Jira, Trello);
• регулярне оновлення та аналіз даних (Burndown Chart, Velocity Chart);
• залучення зацікавлених сторін;
• прозорість та відкрита комунікація.

Детальніше пропонуємо ознайомитись з інструментами Agile методологій на поглибленому курсі.

ВИСНОВКИ

Підсумовуючи, перераховані найпоширеніші помилки можуть значно перешкодити успіху проєкту. Однак, встановлюючи чіткі цілі, ефективно делегуючи, роблячи точні оцінки, проактивно керуючи ризиками та послідовно відстежуючи прогрес проєкту, цих пасток можна уникнути. Опановування цими навичками не тільки покращує результати проєкту, але й підвищує згуртованість команди та продуктивність.

Для того, щоб надалі розвивати свої навички управління проєктами та уникнути цих помилок, ми запрошуємо вас приєднатися до нашого комплексного курсу. Він глибше вивчає кожну з цих областей, надаючи повноцінне уявлення та практичні поради, щоб переконатися, що ви готові до вирішення складних завдань з управління проєктами. Деталі за посиланням.

Автор: Олена Карліна