У сучасному динамічному світі IT-аутсорсингу, де конкуренція та вимоги до якості постійно зростають, правильний вибір контрактних умов відіграє вирішальну роль у забезпеченні успішного виконання проєкту та задоволення клієнта. Згідно з дослідженням Project Management Institute (PMI), 67% успішних проєктів мають чітко визначені умови контракту на початкових етапах, що включає правильний вибір моделей взаємодії та розрахунку.
Вибір відповідної моделі взаємодії та розрахунку не тільки оптимізує витрати, але й допомагає уникнути ризиків, покращує комунікацію між сторонами та забезпечує прозорість процесів. Саме тому тісна співпраця менеджерів з продажу та проєктних менеджерів на початкових етапах взаємодії є ключовим елементом до успішного виконання проєктів. Вони закладають основу для майбутньої співпраці, формують очікування та визначають можливості для досягнення найкращих результатів. У цій статті ми розглянемо важливість пропонування найбільш відповідних умов контракту для забезпечення успіху проєкту та підвищення задоволеності клієнтів.
Моделі взаємодії (Engagement models)
Успіх IT-аутсорсингового проєкту значною мірою залежить від правильно обраної моделі взаємодії між клієнтом та постачальником послуг. Невідповідна модель може призвести до непередбачуваних витрат, затримок і розчарувань з боку обох сторін. Тому важливо чітко розуміти потреби клієнта та особливості його проєкту для вибору відповідної моделі взаємодії. Пропонуємо розглянути найбільш вживані моделі взаємодії між постачальником та клієнтом.
| Моделі взаємодії (Engagement models) |
Розширення команди (Team Extension) | Кероване постачання (Managed Delivery) | Керований сервіс (Managed Service) | Розробка продукту (Product Development) | Консультаційні послуги (Consulting Engagement) |
|---|---|---|---|---|---|
| Опис | Постачальник надає додаткових фахівців, які працюють як частина внутрішньої команди клієнта | Постачальник відповідає за повний цикл розробки та постачання проєкту за встановленими вимогами | Постачальник надає постійні послуги з підтримки та обслуговування IT-систем клієнта | Постачальник повністю розробляє новий продукт для клієнта, від ідеї (product vision) до впровадження (going live) | Постачальник надає консультаційні послуги, залучає топових технічних експертів для покращення процесів, стратегій або технологій клієнта |
| Коли обрати | Коли у клієнта є існуюча команда і потреба в додаткових ресурсах для прискорення виконання завдань | Коли клієнт хоче зосередитися на основному бізнесі та делегувати повну відповідальність за проєкт | Для постійного обслуговування та підтримки IT-інфраструктури | Коли клієнт хоче створити новий продукт, але не має внутрішніх ресурсів та/або експертизи. | Коли клієнт потребує експертної думки або допомоги у вирішенні складних бізнес-задач |
| Переваги | Легка інтеграція в існуючу команду; гнучкість у масштабуванні ресурсів |
Мінімальна залученість клієнта; чітке визначення результатів |
Підтримка та моніторинг; передбачувані витрати. | Доступ до спеціалізованих знань та ресурсів; зосередження на основному бізнесі клієнта |
Отримання цінної експертизи; покращення внутрішніх процесів та стратегій |
| Недоліки | Необхідність управління додатковими ресурсами; залежність від клієнта в плануванні та управлінні; обмежений вплив менеджменту постачальника |
Менший контроль з боку клієнта; необхідність детального узгодження вимог |
Менший контроль з боку клієнта; необхідність довгострокового контракту. |
Висока залежність від постачальника; потенційні ризики зміни вимог під час розробки | Високі витрати на послуги консалтингу; необхідність впровадження рекомендацій; досить обмежені строки через високі витрати |
| Ризики | Можливі проблеми з комунікацією та інтеграцією нових членів команди; недостатність інформації про роботу на проєкті |
Можливість розбіжностей у вимогах та очікуваннях; залежність від професіоналізму постачальника | Можливі проблеми з якістю обслуговування; залежність від постачальника | Ризик невідповідності очікуванням клієнта; можливі затримки та перевищення бюджету | Можливість невідповідності рекомендацій реальним потребам; опір змінам з боку внутрішніх команд |
Правильний вибір моделі взаємодії допоможе оптимізувати витрати, підвищити якість виконання проєкту та покращити співпрацю між клієнтом та постачальником. Під час проходження курсу Project management: Deep dive ви навчитесь, враховуючи особливості кожної моделі, ретельно аналізувати потреби та можливості обох сторін для досягнення максимального результату.
Моделі оплати (Payment models)
В ІТ-аутсорсингу існують різні моделі оплати, які відповідають різним потребам проєктів і перевагам клієнтів. Ці моделі включають фіксовану ціну (Fixed price), коли витрати визначаються заздалегідь для конкретних результатів, що забезпечує передбачуваність та контроль бюджету. Модель «Час і матеріали» (Time&Material) стягує плату з клієнтів на основі фактично відпрацьованих годин і використаних матеріалів, забезпечуючи гнучкість для змінюваних обсягів проєктів. Крім того, моделі, засновані на результатах, пов’язують платежі з досягненням попередньо визначених бізнес-результатів, узгоджуючи стимули постачальників з цілями клієнтів.Кожна модель має свої унікальні переваги, що робить важливим вибір правильної моделі залежно від вимог проєкту та терпимості до ризику.
В таблиці зазначені найпоширеніші моделі оплати за послуги ІТ-аутсорсингу, їх переваги, недоліки та поради для успішного продажу клієнту.
| Модель оплати | Фіксована ціна (Fixed price) |
«Час і матеріали» (Time and Material – T&M) |
«Вартість плюс» (Cost plus) |
|---|---|---|---|
| Опис | Попередньо погоджена ціна за чітко визначений проєкт або кінцеві результати (deliverables) | Оплата на основі фактично витраченого часу та використаних матеріалів (ліцензій, програмного забезпечення, інших додаткових витрат) | Клієнт оплачує всі витрати на проєкт плюс попередньо погоджену націнку. |
| Коли підходить | Проєкти з чіткими вимогами, обсягом та термінами | Проєкти зі зростаючими вимогами або обсягом | Довгострокові проєкти або проєкти з важко передбачуваними витратами. |
| Переваги | Передбачувані витрати; мінімальний нагляд з боку клієнта |
Гнучкість для коригування обсягу проєкту; легкість внесення змін | Прозора структура витрат; низький ризик для постачальника |
| Недоліки | Менша гнучкість для змін; ризик недооцінки, що може призвести до зниження якості |
Менша передбачуваність загальних витрат; необхідність пильного контролю годин роботи та витрат; вчасне попередження клієнта про зміни |
Менший стимул контролювати витрати; потенційні суперечки щодо дозволених витрат |
| Як вибрати і продати | Найкраще для проєктів з добре задокументованими вимогами і низькою ймовірністю змін. Продавати, підкреслюючи передбачуваність витрат і мінімізацію ризиків для клієнта. | Ідеально для гнучких проєктів або де вимоги можуть змінюватися. Продавати, підкреслюючи гнучкість і можливість враховувати зростаючі потреби. | Підходить для проєктів, де початкові витрати невизначені. Продавати, забезпечуючи прозорість і контроль клієнта над бюджетом. |
Як вибрати найкращу модель оплати?
Критерії, які допоможуть обрати найкращу модель розрахунку:
- Обсяг та вимоги до проєкту:
Якщо обсяг чіткий і малоймовірно зміниться, найкраще підійде модель з фіксованою ціною. Якщо він невизначений, розгляньте моделі T&M або орієнтовані на результат.
- Толерантність до ризику:
Визначте, які ризики готові брати на себе як клієнт, так і постачальник. Моделі з фіксованою ціною мінімізують ризик для клієнта, тоді як моделі T&M і орієнтовані на результат по-різному розподіляють ризик.
- Передбачуваність бюджету:
Якщо клієнт потребує передбачуваних витрат, моделі з фіксованою ціною або фіксованою платою є кращими. Для гнучкості в бюджетуванні можуть краще підійти моделі T&M або Cost plus.
- Управлінська спроможність клієнта:
Враховуйте здатність клієнта керувати та контролювати проєкт. Моделі з фіксованою ціною вимагають менше залучення клієнта порівняно з T&M.
Як продати модель оплати клієнту?
Розглянемо послідовні кроки, які ми рекомендуємо використати під час пропозиції конкретної моделі взаємодії та розрахунку клієнту:
Уважно вивчаючи ці фактори та чітко комунікуючи переваги, ви можете ефективно вибрати та продати найкращу модель розрахунку для аутсорсингових IT проєктів. Детальніше про те, як правильно обрати та продати модель взаємодії та розрахунку залежно від потреб клієнта, розуміння вимог та обмеженості ресурсі, ми обговоримо на курсі Project management: Deep dive.
Фаза відкриття продукту (Discovery phase)
У випадках, коли клієнт має обмежене розуміння своїх потреб і очікувань, важливо пропонувати гнучкий підхід, який допоможе краще зрозуміти та уточнити вимоги проєкту. Одним з найефективніших способів є проведення етапу Discovery Phase. Цей етап дозволяє глибше зануритися у вимоги клієнта, визначити бачення продукту (product vision) та окреслити технічний підхід (technical solution).
Результати етапу фази Discovery:
- Глибоке занурення у функціональні та дизайн вимоги
- Визначення бачення продукту та обсягу для MVP (Minimum Viable Product)
- Визначення технічного підходу (technical solution)
- Підготовка беклогу продукту, дорожньої карти впровадження (product roadmap), складу команди, оцінювання успішності.
Discovery Phase зазвичай триває 2-4 тижні та оформлюється окремою угодою (SOW – Statement of Work). Це допомагає клієнту зрозуміти, що саме він може отримати з наявними ресурсами (часом і бюджетом).
Як продати Discovery Phase клієнту?
Нижче ви знайдете наші поради щодо пропозиції Discovery клієнту:
Відповідність потреб клієнта можливостям компанії є ключовим фактором для досягнення найкращих результатів і високого рівня успішності проєктів. Правильний вибір моделі взаємодії та розрахунку дозволяє оптимально використовувати ресурси та мінімізувати ризики. Проведення Discovery Phase допомагає чітко визначити вимоги, технічні підходи та плани впровадження, що є важливим для забезпечення прозорості та передбачуваності. Такий підхід сприяє кращому розумінню між клієнтом і постачальником, що покращує комунікацію та співпрацю. Відповідно, клієнт отримує продукт, який відповідає його очікуванням і можливостям, а компанія – задоволеного клієнта та успішно реалізований проєкт у майбутньому. Це забезпечує стійкий ріст та розвиток бізнесу обох сторін.
Висновки
Пропонування найбільш відповідних умов контракту є вирішальним фактором для майбутнього успіху проєкту та задоволення клієнта. Правильний вибір моделі взаємодії та розрахунку забезпечує ефективне використання ресурсів, мінімізацію ризиків і прозорість у процесі виконання проєкту. Це допомагає уникнути непередбачуваних витрат і затримок, що сприяє досягненню високої якості результату. Завдяки глибокому аналізу потреб клієнта та його бізнес-цілей, компанія може створити умови, які максимально відповідають очікуванням і можливостям клієнта. Такий підхід покращує комунікацію, підвищує довіру та сприяє довгостроковій співпраці. Як результат, клієнт отримує продукт, який відповідає його вимогам, а компанія – успішно реалізований проєкт і позитивні відгуки, що є запорукою стійкого розвитку та росту бізнесу. На курсі Project management: Deep dive наш тренер ознайомить вас із практичними кейсами, надасть дієві поради та необхідні знання для впевненої роботи із цими процесами.
