Успіх реалізації будь-якого проєкту залежить від команди – групи людей, об’єднаних спільною метою, що функціонують як єдиний організм. Важливо, щоб вона включала різношерстих фахівців з різною компетенцією.
У проєктному менеджменті це зветься «Кросфункціональною командою». ЇЇ цінність полягає у персональному внеску кожного члена в загальний розвиток та правильну побудову проєкту.
Наприклад, для розробки ПЗ команда має включати:
- front-end розробників,
- back-end розробників,
- QA інженерів,
- тестувальників,
- фахівців DevOps,
- проєктних менеджерів.
Аналогічно з іншими індустріями, як-от на будівництві, де потрібні: маляри, електрики, сантехніки, будівельники, керівник.
Як бачите, для кожного певного процесу потрібен персонал відповідного профілю. Саме кооперація різних фахівців і зветься командою.
Команда через призму трендів: репрезентація менеджерів у проєктах
Коротко розглянемо тренди, які задають вектор розвитку всій індустрії менеджменту. Виділяють 5 ключових позицій:
1. Емоційний інтелект
Він має бути не лише у лідера (проєктного менеджера), але й у всіх учасників команди, щоб ефективніше організовувати кооперацію. Сприйняття емоцій та вміння працювати з емоціями партнерів – цінна навичка, яка дозволяє досягати неймовірних результатів.
2. Віртуальні/розділені команди
Гібридна і віддалена модель роботи стали звичайним явищем у період агресивного поширення Covid-19. А вже з початку 2022-го перетворились на необхідність через війну. Щоб не знижувати ефективність роботи, команда має підтримувати належний рівень комунікації, незалежно від того, як далеко знаходяться один від одного співробітники.
3. Кросфункційні команди
Для створення топового продукту (як в IT, так і в інших нішах) команді потрібні спеціалісти всіх профілів. Окрім того, необхідно налагодити їх спільну роботу, щоб добитись повної синергії у творчих чи технічних процесах. І основне – команду слід формувати відразу, а не перекидати фахівців між проєктами.
4. Автоматизований менеджмент команд
Штучний інтелект та автоматизація дозволяють навіть будувати прогнози на потенційно можливе майбутнє команд. Принаймні про це говорять експерти індустрії. І дійсно, в ідеалі технології допомагають оцінювати ризики та прораховувати певні варіанти. Наприклад, залишиться людина в команді надовго чи піде за першої нагоди. Для аналізу в систему заносяться профілі працівників, де алгоритми їх обробляють та надають інформацію про можливі варіанти розвитку подій у команді.
5. Лідерство
Ключова риса менеджера як лідера – вміння об’єднати команду навколо спільної мети, надихнути та мотивувати всіх працівників. Це те, чого не вистачає сучасному менеджменту, а точніше, те, що часто ігнорується. Недостатньо просто вибудувати жорстку ієрархію та алгоритми роботи (мова зараз не про поліцію чи силові структури). Треба вміти розкрити потенціал працівників і трансформувати їх в лідерів ніші.
Власне, навколо лідерства й формується весь наступний матеріал. Оскільки саме ця риса дозволяє ефективно розвивати команду та якісно курувати проєкти. Але насамперед лідерство дозволяє правильно побудувати команду, яка справиться з задачами. Кілька методів організації кооперації розглянемо далі.
Композиція команд: формування єдиного організму з різнопрофільних фахівців
Загалом при формуванні команди для виконання тих чи інших робіт найважливіше – створити композицію. Тобто визначити, хто буде залучений до роботи з певними компонентами, яка кількість людей необхідна та яких професій. І це одна з основних задач лідера.
Щодо керування саме проєктом, ситуація дещо інакша. Насамперед слід підготувати план, в якому зазначити, коли та кого потрібно найняти для виконання певних задач.
Тут має бути вказано, коли починається робота фахівця і коли закінчується. Це важлива складова процесу формування команди, без якої не обходиться жоден проєкт. Оперативна рутина потрібна, щоб сформувати структуру, на яку пізніше накладатимуться Soft та Hard навички спеціалістів.
Після планування організаційної структури та вектору робіт створюється командний Charter/Canvas. Його задача полягає в описанні процесу взаємодії між лідером та командою, між працівниками. Це робиться до початку процесу розробки, незалежно від методології, яку використовує менеджер. У цей шаблон додаються певні правила – комунікаційні, операційні тощо, які мають виконуватись членами команди.
Далі коротко розглянемо типи поведінки людей у команді, адже від цього залежить вибір моделі взаємодії з ними. Також обговоримо питання, які можуть виникати вже на початку роботи.
Типи поведінки членів команди
Зрозумівши темперамент і потенціал людини, потрібно оцінити ситуацію та вибрати певну модель взаємодії, яка допоможе побудувати відносини. І, звісно, сформувати стратегію для подальшого налагодження комунікації зі всіма учасниками проєкту.
Можна навіть використати модель гейміфікації, запропонувавши членам команди приміряти на себе певні ролі. Це цікава практика, яка допоможе розв’язати велику кількість комунікаційних чи організаційних проблем.
Окрім вищезазначеного, відмітимо ще модель відомого бізнес-експерта Адізеса, яка широко розповсюджена в менеджерських колах. Вона допоможе вам швидко призначати ролі в команді та форсувати виконання певного роду завдань відповідальними особами.
І якщо з ролями зрозуміло, то лишилось вияснити, хто і на що здатний в команді. Для цього пропонуємо використати модель делегування з елементами гейміфікації.
Головне – зрозуміти можливості членів команди та способи розподілу задач між ними. Рекомендується застосовувати модель розділеного лідерства: певний фахівець бере на себе відповідальність та буквально веде свою мінікоманду до мети в рамках проєкту чи його етапу.
Кейси з проєктного менеджменту: 5 прикладів розв’язання типових проблем
Коротко розглянемо кілька ситуацій, де виділимо найкращі методи їх вирішення.
1. Новий менеджер у команді, де є проблеми, але невідома їх причина
Трапляються ситуації, коли менеджер, не знайомий з командою, стикається з проблемами координації та комунікації. Як діяти в таких умовах?
Перш ніж починати щось вирішувати, витримайте деяку паузу та послідкуйте за поведінкою кожного члена команди. Це допоможе вам зрозуміти, хто є хто, та почати діяти відповідно до актуальної ситуації.
2. Рішення, з якими не погоджується команда
Уявіть, що ваші ідеї (технічного чи організаційного характеру) з розв’язання проблемних ситуацій ухвалило вище керівництво чи клієнт, але команда не підтримує їх. Ваші дії?
В ідеалі перед тим, як нести ідеї старшим керівникам, ви маєте обговорити потенційні зміни з командою та скоригувати план. Якщо ж це вже сталось, то можна використати метод амбасадорів, тобто пропагувати переваги рішень через лідерів думки. Проте краще все ж запобігати подібним ситуаціям через Facilitation:
- Ніякої емоційності при обговоренні.
- Сприйняття всіх точок, ідей та пропозицій.
- Питання і багато уточнень.
- Пояснення незрозумілих моментів.
- Мозковий штурм.
- Встановлення досяжних цілей.
- Підбивання підсумків обговорення.
- Гейміфікація процесу.
Також може бути корисним використання моделі Такмана для налагодження роботи та емоційних процесів. Згідно з нею, команда проходить 5 стадій: формування, конфліктування, нормування (кожен починає цінувати навички своїх колег), виконання (люди вмотивовані та цілком занурені в проєкт), завершення.
Тобто в команді часто відбуваються негативні процеси, можуть виникати штормові ситуації, конфлікти один з одним тощо. Далі система стабілізується і переходить в режим продуктивності. Задача менеджера – підтримувати здорові відносини та всіляко налагоджувати внутрішні операції.
3. Проблеми з певними працівниками або загалом з дисципліною
Систематичні порушення, відхилення від графіків, пропуски зустрічей… Що можна зробити для стабілізації ситуації?
- Перш за все, виявити проблеми з мотивацією людей, зрозуміти, чому взагалі подібна ситуація виникла.
- Провести дослідження в команді, виділивши пріоритети мотивації для кожного її учасника.
- Зробити акцент на тимбілдинг, який є основою для формування здорових відносин між учасниками команди та стимулом підвищення ефективності роботи над проєктами.
- Побудувати персональні комунікації, адже це допомагає виділити проблеми певних учасників та максимально нівелювати їх в рамках кооперації.
- Виміряти рівень щастя та задоволеності команди, щоб знайти критично важливий вектор для покращення процесів.
- Запобігти вигоранню команди та її кожного учасника для завчасного висвітлення проблеми.
Усі ці методики допомагають нівелювати потенційні проблеми та покращити ефективність роботи, дисципліну на рівні команди та кожного співробітника.
4. Розлади у кооперації
Можна скільки завгодно будувати ідеальну команду, але час від часу виникають критичні ситуації. Вони трапляються з різних причин: завантаженість роботою, проблеми в координації процесів чи кооперації між членами команди. Все це проявляється в абсолютно всіх організаціях, незалежно від їхнього профілю.
І головне тут – завчасно запобігати штормовим ситуаціям та адекватно їх розв’язувати.
Лідер має власним прикладом надихати співробітників, а не вимагати від них чогось, що виходить за рамки можливостей. Демонструйте ті якості, які хочете бачити у підлеглих, розвивайте двосторонню комунікацію та беріть участь у корпоративному житті команди.
5. Токсичність в команді
Найкритичніші проблеми команд полягають у токсичних відносинах. Це може бути цькування, агресія, необґрунтована критика тощо. Варто зазначити, що це не вважається нормою в корпоративному оточенні та зазвичай нівелюється відразу. Проте бувають ситуації, коли подібна поведінка стає звичною у відношенні до певних членів команди або ж характерна лише кільком співробітникам.
У будь-якому випадку не можна ігнорувати цю токсичність – потрібно прибирати її повністю. Навіть, якщо для цього необхідні кардинальні зміни, наприклад, позбутись джерела негативу – звільнити фахівця.
Теоретично, можна запобігти виникненню подібного роду ситуацій. Для цього варто періодично проводити вимірювання рівня стресу в команді. Як тільки проявляються перші симптоми нездорових відносин, їх потрібно відразу пропрацьовувати. Чи самі ви цим займаєтесь, чи делегуєте кваліфікованому персоналу – питання другорядне. Головне, вчасно реагувати та нівелювати всі потенційно можливі негативні наслідки.
Підсумуємо
Робота в команді, а тим паче з командою – це відповідальність, яка лягає на плечі кожного її учасника. Але найбільше навантаження отримує все-таки менеджер проєкту, який формує цю команду.
Більшість проблем із цього матеріалу вирішується за допомогою описаних методів, тобто прямою чи загальною комунікацією, виділенням і локалізацією подразників, аналізом моделей поведінки та гейміфікацією. Проте в деяких випадках потрібні й більш кардинальні рішення.
Якщо порушення корпоративних норм поведінки відбуваються на постійній основі, а токсичність в команді систематизується, то джерела проблем потрібно спочатку абстрагувати, а потім – вилучити. Це не найпопулярніше рішення, але, звісно, необхідність. Особливо, якщо класичні методи тимбілдингу не працюють.
Згідно з трендами останніх років, замість типового менеджменту в командах превалює лідерство. Тобто вміння кооперувати співробітників і вести їх до спільної мети, попутно вирішуючи стресові ситуації.
Щоб ефективно працювати з командою, фокусуйтесь саме на формуванні в собі лідерських якостей і стимулюйте членів команди розвиватись у цьому напрямку.
Навчиться застосовувати найкращі практики та інструменти управління проектами та впорядкувати хаос будь-якого ступеня на своїх проектах на нашому курсі Project Management: Deep Dive.
