Soft чи Hard skills? Найважливіші навички проджект-менеджера

Проєктний менеджмент – діяльність, спрямована на розв’язання задач, досягнення цілей проєкту та створення цінності для кінцевого користувача. Для отримання бажаного результату першочергову роль відіграють знання та навички проджект-менеджера, володіння сучасними техніками, методами та інструментами. Коли менеджер замислюється про свій професійний розвиток, у нього можуть виникнути деякі питання. Що важливіше для PM? Hard Skills чи Soft Skills потрібно вдосконалювати в першу чергу?

У цьому матеріалі ви зможете знайти відповіді на ці запитання, а також дізнаєтеся про професійний план розвитку проєктного менеджера та особливості побудови кар’єри у цій сфері.

Роль проєктного менеджера у команді

Як правило, PM залучений до контролю таких показників роботи команди:

1. Time to market – швидкість виходу послуг чи продукту на ринок. Якщо на проєкті немає відповідної посади, цей показник зазвичай не контролюється.
2. Productivity – ефективність роботи організації. Для цього PM займається побудовою відповідних процесів та дашбордів, за допомогою яких приймаються рішення щодо подальшого напрямку розвитку проєкту.
3. People engagement – залученість людей до активності у проєкті, емоційна прихильність до компанії та рівень відтоку кадрів.
4. Customer satisfaction – задоволеність клієнтів. Це основний показник, який демонструє, наскільки продукт чи послуга задовольняє потреби цільової аудиторії.

Детальніше в нашій статті.

Також у PM є власна місія: він покриває бізнес-потреби, додає цінності компанії та визначає, що саме потрібно для досягнення глобальних цілей організації.

Функції та навички проджект-менеджера

У різноманітних стандартах описуються такі функції проєктного менеджера:

• планування проєкту та моніторинг прогресу;
• лідерство для команди;
• управління бюджетом;
• управління ризиками, припущеннями, залежностями;
• відповідальність за комунікації зі стейкхолдерами та виправдання їх очікувань;
• керування проєктною документацією та звітністю.

Залежно від покладених функцій, зростає рівень проєктного менеджера.

Сценарії кар’єрного розвитку

1. Від Project Coordinator/Expeditor до Head of PMO/Project Director. Цей варіант класичний для будь-яких індустрій.
2. Від Delivery Coordinator до VP/Delivery Director/Head of Agile Delivery. Ці ролі дуже схожі на попередні та відрізняються лише необхідними технічними навичками та кількістю людей, якими менеджер керує на проєкті.
3. Від Change Manager до Transformation Lead. Такий PM займається трансформаціями в організації та готує людей до змін.
4. Center of Excellence Expert. Ця роль підійде спеціалістам, які вирішили спробувати себе в консалтингу.

Всі обов’язки проєктного менеджера на кожній з цих позицій описані у фреймворку SFIA. Важливі для PM навички перелічені у книзі Project Management Competency Development Framework. З її допомогою можна побудувати матрицю скілів.

Принципи проєктного менеджменту

Велику роль у формуванні набору необхідних для PM навичок відіграють стандарти. Наприклад, у PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) прописані такі принципи проєктного менеджменту, на базі яких розвиваються навички PM:

• Будьте старанним, шанобливим і турботливим розпорядником.
• Створіть на проєкті спільне командне середовище.
• Ефективно взаємодійте із зацікавленими сторонами.
• Зосередьтеся на цінності.
• Визнавайте, оцінюйте та реагуйте на взаємодію системи.
• Продемонструйте лідерську поведінку.
• Адаптуйтеся відповідно до контексту.
• Вбудовуйте якість у процеси та результати.
• Орієнтуйтесь у складності.
• Оптимізуйте реагування на ризики.
• Приймайте адаптивність і стійкість.
• Не бійтеся змін для досягнення передбаченого стану.

Усе це впливає на те, як виглядають навички сучасного проєктного менеджера.

Soft Skills

Останнім часом ситуація на ринку праці складається таким чином, що технічні навички (Hard Skills) у проєктних менеджерів розвинуті досить добре. Вони відмінно розуміються на інжинірингових процесах, IT-фреймворках і т.д. На базі цих знань легко навчити PM специфічним для посади вмінням: складати дорожню карту проєкту, будувати CI/CD, працювати в системі Jira.

Що ж стосується гнучких навичок (Soft Skills), звичайного тренінгу може бути недостатньо. Щоб почати впливати на інших людей, якісно комунікувати з ними, PM повинен пропустити всі знання через свій внутрішній світ. Тому саме розвитку Soft Skills наразі потрібно приділяти максимальну увагу.

Гнучкі навички PM, відповідно до аналітики WEF:

• аналітичне мислення та схильність до інноваційної діяльності;
• здатність активно навчатися, використовувати стратегії навчання;
• вміння комплексно розв’язувати проблеми;
• критичне мислення та аналіз;
• креативність, оригінальність та ініціативність;
• лідерство та соціальний вплив;
• використання технологій, моніторинг і контроль;
• знання технологій проєктування та програмування;
• стійкість, стресостійкість і гнучкість;
• міркування, розв’язання завдань і генерування ідей.

Усі ці навички потрібно розвивати кожному майбутньому менеджеру проєкту, щоб витримувати конкуренцію на ринку праці.

Однак наведені вище Soft Skills – це більше теорія. Ми ж зараз поговоримо про практичний бік цього питання.

Проєктний менеджмент: тренди 2023

Вимоги, яким повинен відповідати PM, щоб бути справжнім професіоналом:

Тренд №1: Запобігання вигоранню

Згідно зі статистикою, тільки 15 % керівників достатньо підготовлені, щоб запобігти вигоранню своїх працівників, хоча цей процес на офіційному рівні визнаний серйозною проблемою сучасних колективів. Для успішного досягнення мети менеджер проєкту повинен:

• розвивати та підсилювати навички емпатії;
• вчитися планувати свій час: у кожного співробітника має залишатися власний простір;
• вміти пріоритезувати задачі.

Тренд №2: Протистояння кризі довіри

Статистика показує, що лише 46% лідерів довіряють людям, які знаходяться в команді. Щоб не зіткнутися з цією проблемою, проєктному менеджеру слід:

• усвідомлювати важливість побудови довірчих відносин;
• цілеспрямовано розвивати довіру;
• моделювати довіру зверху вниз.

Тренд №3: Управління віртуальними командами

Можливість працювати віддалено стала дуже важливим фактором при виборі місця роботи. Останні опитування в цій сфері показали, що 86% IT-спеціалістів готові піти з компанії, якщо їх попросять повернутися до офісу. Тобто час сприйняти факт існування віддалених команд та робити все можливе для їх ефективного менеджменту. Водночас лише 27% керівників визнають, що вони можуть це робити. Для цього необхідно:

• допомагати лідерам зрозуміти свою роль у віртуальному робочому просторі;
• розвивати лідерські якості;
• створювати інклюзивні віртуальні робочі простори, що залучають до роботи всю команду.

Окрім цих основних трендів, існують функції, які проєктний менеджер має виконувати кожен день.

Щоденні функції PM

1. Вміти правильно підбирати команду. В ідеалі PM повинен проводити співбесіди з кожним кандидатом. Якщо мова про велику команду, то хоча б з претендентами на ключові ролі.

2. Делегувати задачі. Нехтування делегуванням може призвести до професійного вигорання самого проєктного менеджера.

3. Приводити людей до єдиного рішення. Для цього потрібно залучати команду до дискусії, збирати думки, притому PM як фасилітатор має залишатися нейтральним та підтримувати «вогонь» діалогу.

4. Управляти командною динамікою. Кожна команда проходить декілька стадій формування, одна з яких – штурмування (Storming). Вона характеризується тим, що члени команди можуть сперечатися або критикувати її первинну місію чи цілі. Задача менеджера проєкту – зосередитися саме на цій стадії та зробити так, щоб робота була ефективною.

5. Керувати конфліктами. Важливо не тільки втручатися у конфліктні ситуації та вирішувати їх, а й зробити так, щоб ваша команда могла з цим справлятися самостійно.

6. Працювати з персональною мотивацією. Важливо з’ясувати, які пріоритети у кожного співробітника та що він хоче покращити. У кожної людини свій ключовий мотиватор. І цю інформацію необхідно враховувати у роботі з командою.

7. Не ігнорувати командну мотивацію. Тут мова йде про тімбілдинги (в тому числі онлайн-заходи), святкування з приводу досягнення успіху та ін.

8. Надавати регулярний зворотний зв’язок. Він обов’язково має бути двостороннім: потрібно говорити співробітникам про враження від їх роботи та цікавитися побажаннями.

9. Розуміти стан кожного в команді. Це можна робити по-різному. Наприклад, просити співробітника відповісти на 3 питання під час one-on-one зустрічі:

• Як ти визначаєш свою роль в команді?
• Як ти оцінюєш роботу команди?
• Що ти б хотів покращити?

На основі отриманих відповідей потрібно робити висновки стосовно того, чого не вистачає кожній людині.

10. Будувати відносини з клієнтами. Особливо це важливо при роботі зі складними, або так званими «токсичними» клієнтами. Для спілкування з ними потрібно вибудувати певні правила – це допоможе запобігти вигоранню менеджера.

11. Керувати задоволеністю стейкхолдерів. PM повинен мати достатньо гнучких навичок, щоб ідентифікувати зацікавлені сторони, спілкуватися з ними й розвивати їхню зацікавленість у проєкті. Також у менеджера повинен бути план дій на випадок, коли хтось зі стейкхолдерів його не підтримує.

12. Здійснювати кроскультурні комунікації. Це дуже актуально, тому що зараз є тенденція до міжнаціональних бізнес-відносин. Варто говорити повільніше, важливо вдосконалювати знання іноземних мов, не слід використовувати сленг.

13. Практикувати різні типи мислення:

• системне – менеджер проєкту має систематизувати робочі процеси, за які він несе відповідальність;
• продуктове – будь-яка інновація повинна сприйматися як продукт, тобто PM необхідно подумати, як люди будуть її використовувати, яку цінність чи болі вона несе;
• критичне – потрібно правильно оцінювати результати роботи, функціонал, звітність і т.д.;
• стратегічне – слід транслювати зрозумілу всім точку зору, фокусуватися на цінності, чути, що відбувається навколо, вміти приймати рішення.

14. Впроваджувати цінності та принципи Agile. Це дуже важливо, адже перед тим як перейти, наприклад, на Scrum, потрібно підготувати мислення людей.

15. Застосовувати Change Management (управління змінами). PM повинен налаштовувати команду на зміни: навчати, перевіряти розуміння процесу, стимулювати до використання нововведення.

Hard Skills

Якщо проєктний менеджер працює в IT, для нього важливо вміти будувати SDLC – життєвий цикл розробки програмного забезпечення. Якщо в нього інша сфера діяльності, мова буде йти про будування інших процесів.

PM в IT може виконувати різні ролі:

• Scrum master;
• Program Manager;
• Release Train Engineer (RTE) у фреймворку SAFe;
• Delivery Manager;
• ресурсний менеджер і т.д.

Це означає, що PM – досить широке поняття, яке вимагає безлічі “жорстких” (технічних) навичок (Hard Skills):

1. Мати досвід побудови команди. Менеджер проєкту має розуміти:

• які спеціалісти та в якій кількості потрібні для створення конкретного продукту;
• як правильно розділити їх на команди чи групи;
• як управляти комунікаціями та залежностями між ними;
• чи можна брати одного Scrum Master на 2 команди;
• чи потрібна сервісна команда.

2. Визначати ролі та зони відповідальності. PM повинен вміти складати RACI-матрицю, або матрицю обов’язків.

3. Будувати проєктні організації. До них відносяться команди, проєкти, програми, портфоліо. Створення різних рівнів дозволяє ефективніше вимірювати показники ефективності роботи.

4. Постійно вдосконалювати команду та проєкт. Наприклад, якщо ваша команда використовує Scrum, слід зробити наголос на проведенні ретроспектив.

5. Управляти зовнішнім оточенням. Проєкти зазвичай існують в якомусь середовищі, вони не відірвані від того, що відбувається в країні, компанії. Тому все це теж має бути під контролем PM.

6. Керувати проєктною документацією. Згідно зі стандартами, її дуже багато, але використовувати потрібно лише ту, яка приносить цінність вашому проєкту. Не слід починати будувати Project Management Office (PMO) саме з документації. Вона повинна підтримувати екосистему, але це має бути мінімальний перелік необхідних артефактів: опис проєкту, ризик-реєстр, план роботи зі стейкхолдерами і т.д.

7. Бути частиною ком’юніті. Усім спеціалістам необхідно спілкуватися, обмінюватися знаннями, тому важливо не лише брати участь у різноманітних спільнотах, але й уміти їх створювати.

8. Використовувати спеціалізовані інструменти та звітність. Наприклад, ефективно застосовувати діаграму згорання задач (burndown chart).

9. Впроваджувати ризик-менеджмент. Слід пам’ятати, що Risk Management та Risk Register – не одне й те саме. Risk Register – це артефакт, який допомагає ідентифікувати та зібрати ризики. Risk Management працює тоді, коли заходи пом’якшення ризиків (mitigation actions) перетворюються на беклог і їх починають виконувати.

10. Керувати складністю проєкту. Для цього зручно використовувати Cynefin framework. Він допомагає визначити, наскільки складний проєкт, над яким ви працюєте, та на основі цього прийняти рішення щодо оптимального способу керування ним.

11. Проводити командні заходи. Серед них:

• Backlog Refinement – уточнення беклогу продукту;
• Iteration Planning – планування ітерацій;
• Daily Stand-up – щоденні стенд-ап зустрічі;
• Iteration Review – огляд ітерації;
• Iteration Retrospective – ретроспективи.

12. Навчати команду кращим практикам. PM повинен мати навички тренера, ментора, коуча.

13. Допомагати розв’язувати проблеми на проєкті. У кожному підході управління проєктами ці проблеми називають по-різному: impediments в Scrum, bottlenecks в Kanban, та незалежно від назви, проєктний менеджер повинен знати, як їх позбутися.

14. Забезпечувати якість та інженерну досконалість (engineering excellence). Йдеться про технічну якість розробки продукту. Для цього потрібно бути експертом у тій сфері, де працює PM.

15. Спілкуватися з замовниками. Такі комунікації передбачають звітування перед клієнтами по продукту, який вони замовили.

16. Працювати з командами над беклогами. Менеджер повинен вміти працювати з інструментами пріоритезації, допомагати бізнес-аналітикам, власникам продукту, знати специфічні фреймворки, фасилітувати семінари з різною кількістю учасників чи навіть стратегічні саміти.

17. Валідувати ідеї. Цей процес відбувається спільно з менеджерами та власниками продукту.

18. Будувати дорожні карти та плани проєкту. Це те, що потрібно зробити на початку роботи, щоб чітко уявляти очікувані результати роботи, ключові цілі та віхи.

19. Управляти контрактами. Важливо розуміти, які контракти існують в конкретній індустрії, як вони виглядають та чим відрізняються один від одного.

20. Проводити дослідницькі семінари (Discovery Workshops). PM повинен розбиратися, як будується UX, UI, архітектура.

21. Створювати бази знань. Вони будуть допомагати вашій команді під час роботи над проєктом.

22. Робити оцінку проєкту. Мається на увазі оцінка його вартості, необхідного часу, ризиків, потрібних ресурсів і т.д.

23. Відстежувати витрачений командою час. Це передбачає складання табелів обліку робочого часу для кожного співробітника.

24. Планувати релізи. Хоча в IT-компаніях існує окремо посада реліз-менеджера, PM також повинен у цьому розбиратися.

Для того щоб проєктний менеджер добре виконував свої обов’язки, він повинен в рівній мірі володіти гнучкими та жорсткими навичками, перерахованими в цьому матеріалі. Тільки їх комбінація дозволить йому стати професіоналом, який зможе принести справжню цінність компанії.

Наш тренінг Project Management: Deep Dive Online допоможе систематизувати накопичений досвід і отримати оптимальний, концентрований набір знань для успішного управління проектами в будь-якій індустрії, а також ознайомитися зі специфікою підходів в ІТ.