Що таке PMO та які функції він виконує?

З кожним роком роль високоефективних офісів управління проєктами (high-performance PMOs) в різних галузях економіки зростає і безсумнівно підтверджує свою ефективність. За результатами досліджень PM College, стратегічна місія PMO переважає над операційною: у 82% опитаних компаній PMO звітують напряму менеджменту рівня VP, а в 50% випадків – рівню С-level. Також компанії повідомили про щорічний ріст бюджетів PMO, що свідчить про значну цінність і готовність надалі інвестувати ресурси в розвиток своїх PMO. Пропонуємо детальніше поговорити про те, що таке PMO, щоб зрозуміти природу цих трендів.

Визначення PMO

Офіс управління проєктами (далі – PMO) – це централізована структура в організації, яка стандартизує практики управління та сприяє успішному виконанню проєктів. PMO забезпечує відповідність проєктів стратегічним цілям організації, ефективне використання ресурсів та послідовне застосування методологій. Далі ознайомимось із формами, функціями, перевагами та викликами, пов’язаними із PMO.
Інститут управління проєктами (PMI) описує різноманітні форми PMO у PMBOK® Guide – 7th Edition. Отже, Project Management Office може бути представлений як:

частина відділу або бізнес-підрозділу;
PMO корпоративного рівня (EPMO, enterprise-level PMO);
ACoE (Agile Center of Excellence);
офіс постачання цінності (VDO);
багаторівнева організація PMO.

Форма та назва офісу управління проєктами (PMO) організації адаптується залежно від її мети, функцій та розміру. Нижче ми обговоримо головні завдання сучасних PMO.

Функції PMO

Офіс управління проєктами за своєю природою має багато функцій. Одним із ключових обов’язків є створення процесів, інструментів, методів і політик, які використовуватимуться для запуску та розвитку проєктів в організації. Пропонуємо розглянути основні функції PMO.

1. Стандартизація процесів управління проєктами (Standartization of PM processes)

PMO встановлює стандарти управління проєктами, методології, рамки та інструменти, які використовуються в організації. Ці стандарти забезпечують послідовність і якість виконання проєктів. А також надає бібліотеку стандартизованих шаблонів і найкращих практик. Ці ресурси допомагають менеджерам дотримуватися єдиного підходу, зменшуючи кількість помилок та підвищуючи ефективність.

2. Функція управління та нагляду (Governance)

Аудити проєктів: PMO проводить регулярні аудити та огляди проєктів (health check), щоб забезпечити їх відповідність встановленим стандартам та методологіям. Цей нагляд допомагає виявляти проблеми на ранніх етапах та вчасно вживати коригувальних заходів. Важливо, щоб рекомендації мали доброзичливий і не директивний характер для кращого взаєморозуміння і комунікації в команді.
Показники продуктивності (Performance Metrics) та ключові показники ефективності (KPIs): PMO визначає ключові показники ефективності (KPIs) та відстежує продуктивність проєктів за цими метриками на різних етапах циклу проєкту. KPIs також можуть включати рівень завершення проєктів, дотримання бюджету та коефіцієнт використання ресурсів. Радимо використання метрик як інструмент оцінки здоров’я проєкту, а не роботи менеджера.

3. Ресурс-менеджмент (Resource management)

Залежно від організаційної структури, PMO також може брати участь в управлінні ресурсами:

Розподіл ресурсів (Resource Allocation): PMO забезпечує або рекомендує оптимальне використання ресурсів шляхом управління та розподілу людських, фінансових та технічних ресурсів. Це включає балансування попиту та пропозиції ресурсів між проєктами.
Планування потужностей (Capacity planning): PMO займається плануванням потужностей для прогнозування потреб у ресурсах та забезпечення наявності необхідних можливостей для задоволення потреб проєктів. Це допомагає уникнути дефіциту ресурсів та перевантаження.

4. Навчання та постійне вдосконалення (Training and Continuous Improvement)

Однією із найважливіших функцій є те, що PMO грає роль єдиного центру передового досвіду (Center of Excellence, CoE) для управління проєктами в організації.

Згідно з статтею The Value of a PMO в даному контексті PMO створює зв’язок між проєктним менеджером та цілями організації; забезпечує механізм для керівників проєктів для розуміння та прозорості в таких темах, як фінансовий менеджмент, управління людськими ресурсами, обслуговування клієнтів і комунікативні навички.

CoE функція включає такі процеси:

Навчальні програми (Training programs): PMO розробляє та проводить навчальні програми для підвищення навичок і знань проєктних менеджерів (PM) та членів їх команд. Теми навчання можуть включати методології управління проєктами, програмне забезпечення та м’які навички (soft skills), такі як лідерство та комунікація. Згідно із звітом PM College, понад 80% PMO опитаних компаній пропонують тренінги з управління проєктами та використовують PMBOK Guide. Цікаво також виділити трендові теми навчальних програм згідно з результатами опитування:

Частка PMO, залучених в тренінгах
Джерело: PMSolutions

Коучинг та наставництво (Coaching and Mentoring): PMO пропонує послуги коучингу та наставництва для підтримки професійного розвитку керівників проєктів та покращення їхньої продуктивності. Дана функція значно збільшує мотивацію проєктних менеджерів та стимулює їх розвиток.
Постійне вдосконалення (Continuous Improvement) поєднує практики:

Покращення процесів (Process Improvement): PMO постійно оцінює та вдосконалює процеси та методології управління проєктами. Це включає аналіз результатів проєктів, виявлення областей для покращення та впровадження змін для підвищення ефективності та результативності.
Отримані уроки (Lessons Learned): PMO збирає та ділиться отриманими уроками із завершених проєктів. Ці знання використовуються для покращення продуктивності майбутніх проєктів та уникнення повторення минулих помилок. Lessons learned можуть бути задокументовані в базі знань (Knowledge base) компанії, але краще проводити дискусійні панелі для обговорення між колегами, це стимулює моделювання ситуації й мозковий штурм для пошуку можливих шляхів розв’язання проблеми.

5. Ризик-менеджмент (Risk & Issue Management)

Залежно від функціональної структури компанії офіс управління проєктами може брати участь в ризик-менеджмент на різних рівнях. Також менеджери можуть звертатись за консультаціями до PMO з приводу:

Ідентифікації та оцінки ризиків: PMO допомагає в ідентифікації потенційних ризиків у проєктах та оцінці їхнього впливу та ймовірності. Такий проактивний підхід дозволяє виявляти ризики на ранніх етапах, що можуть негативно вплинути на проєкти.
Стратегії пом’якшення ризиків: PMO розробляє та впроваджує стратегії для пом’якшення виявлених ризиків. Ці стратегії можуть включати уникнення ризиків, їх передачу, прийняття або заходи для зменшення їхнього впливу.

6. Комунікація та управління зацікавленими сторонами (Communication & Stakeholder Management)

Наступна функція зустрічається, зазвичай, в аутсорсингових компаніях із великою кількістю клієнтів/підрядників. Варто приділити їй достатню увагу, адже рівень задоволеності клієнтів та вчасного реагування неможливо переоцінити.

Залучення зацікавлених сторін (Stakeholder Engagement): PMO забезпечує ефективну комунікацію та залучення зацікавлених сторін протягом всього життєвого циклу проєкту. Це включає ідентифікацію потреб та очікувань зацікавлених сторін, управління їхніми відносинами та забезпечення інформування та залучення зацікавлених сторін у процес прийняття рішень.
Звітність та документація (Reporting and Documentation): PMO готує регулярні звіти та веде всебічну документацію для інформування зацікавлених сторін про статус проєктів, їх прогрес та проблеми. Дана звітність має загальний формат для всієї організації, але рекомендовано адаптувати звітність під запит та потреби окремих клієнтів.

7. Управління портфелем проєктів (Project Portfolio Management)

Дана практика включає такі процеси, як відбір та пріоритизація проєктів, звітність по портфелю. У сучасних реаліях даний підхід зустрічається все рідше. Тенденція кастомізувати підходи до роботи з кожним окремим клієнтом переважають.

Симптоми впровадження Project Management Office чи Коли саме час?

Розвиваючись і масштабуючись, організації рано чи пізно звертаються до питання, чи варто впроваджувати Project Management Office. З індикаторами необхідності впровадження PMО пропонуємо ознайомитись у нашій статті “Симптоми, які свідчать про готовність компанії будувати PMO”.

Виклики впровадження PMO

Фінальні думки

PMO є важливим компонентом для організацій, які прагнуть покращити свої можливості управління проєктами. Забезпечуючи структурований підхід до управління проєктами, PMO може покращити ефективність, використання ресурсів та відповідність стратегічним цілям, що в кінцевому підсумку сприяє успіху організації. Всупереч викликам, переваги добре впровадженого PMO значно перевищують потенційні перешкоди. У курсі PMO Studio наша команда професіоналів із багаторічним досвідом зібрала найкращі практики для створення власного PMO у такому форматі, який принесе максимальну користь вашій організації та зробить його стратегічним активом.

Автор статті: Олена Карліна, Delivery manager/Project Manager