Ціна відсутності методології висока. За статистикою, 42% керівників проєктів, які ігнорують методології, зазнають затримок (у 16% випадків) та проблем з перевищенням бюджету (у 15% вище). У цьому контексті важливість PMO як стратегічного активу для бізнесу неоціненна.
Так, світ стрімко змінюється. Технології еволюціонують, виникають нові підходи до управління проєктами, а конкуренція посилюється. Щоб вижити та процвітати, компаніям необхідні інновації. І саме PMO може допомогти з:
- Впровадженням нових технологій до управління проєктами.
- Створенням культури інновацій, де нові ідеї вітаються.
- Підвищенням результативності проєктів.
- Збільшенням конкурентної переваги.
Ви керівник, менеджер проєктів чи член команди й готові долучитися до хвилі інновацій? Тоді PMO стане вірним компасом. Тут ми розкажемо про переваги, які на вас очікують, та техніки, доцільні для застосування.
PMO в курсі інновацій
Традиційно PMO розглядається як структура, відповідальна за управління проєктами в межах всієї організації.
Попри це зростає кількість дослідників (Hobbs et al., 2008; Karkukly, 2015), які вбачають в PMO потенціал для конфігурації у систему:
Та не все так гладко, як хотілось би. Маємо сміливість так говорити, проаналізувавши результати дослідження N. Sergeeva and Sultan Ali, учасниками якого стали спеціалісти-практики Transport for London – компанії, що спеціалізується на управлінні транспортною системою у Великобританії.
Аналіз частини емпірики дозволяє зробити висновок, який викликає ще більше питань:
Інновації важливі, але «залізний трикутник» має вирішальне значення.
Попри це, науковцям вдалося вияснити, що традиційні системи контролю проєктів (управління ризиками, планування, QA) не сприймаються як перешкоди для інновацій.
Хай там як, та навіть саме поняття «інновація» не має чіткої дефініції, тож цілком зрозуміло, чому деякі респонденти висловили бачення напруги в тандемі «інновації та управління проєктами».
Чотири «вікна можливостей» для стимулювання інновацій
| Наведення мостів (Bridging) | PMO сприяє співпраці між різними командами, відділами, залучаючи їх до інноваційного процесу. |
| Залучення (Engaging) | Заохочує активну участь зацікавлених сторін, збираючи їхні ідеї, пропозиції щодо інновацій. |
|
Використання важелів (Leveraging) |
Використовує ресурси, інструменти для підтримки інноваційних ініціатив (надаючи фінансування, доступ до даних чи експертну допомогу). |
| Обмін (Sharing) | Сприяє обміну досвідом, отриманим в ході інноваційних проєктів, роблячи їх доступними для всієї організації. |
Davies et al. (2014) описують чотири ключові етапи проєкту, де PMO може активно впливати на інноваційний розвиток проєктів компанії. Правду кажучи, питання інтеграції PMO та інновацій ще достеменно не вивчене. Однозначно PMO відіграє важливу роль в управлінні проєктами та інноваціями, але наскільки вагомий його вплив на інноваційний процес протягом усього життєвого циклу проєкту?
Єдине, що можна сказати точно, так це те, що інновації необхідні на ранній стадії розвитку проєкту. Позаяк саме тоді інновації допомагають знизити рівень невизначеності та закладають фундамент для спільного створення цінностей.
Трансформація інновацій завдяки PMO
Колись, особливо на теренах вітчизняного бізнесу, навіть важко було уявити компанію, де інновації – рушійна сила успіху. Проте нині командоцентрований підхід цінується все більше.
Традиційно PMO сприймався як інструмент для контролю та дотримання стандартів. Проте його потенціал значно ширший.
То яка роль PMO в у впровадженні інновацій?
- Прищеплення культури інновацій. Тут йдеться про організацію конкурсів на проривні ідеї місяця/року, проведення тренінгів з креативного мислення, надання ресурсів для розробки нових продуктів/послуг.
- Усунення бюрократичних бар’єрів. PMO координує роботу різних команд, зацікавлених сторін, які беруть участь у процесі інновацій. Завдяки цьому нівелюється дублювання зусиль та забезпечується чітка комунікація між учасниками.
- Збір та аналіз даних. PMO оцінює нові технології та розробляє плани впровадження, досліджує дані про інноваційну діяльність компанії, завдяки чому керівництво приймає обґрунтовані рішення щодо інвестицій в інновації.
- Підвищення ефективності проєктів. Почасти питаннями ризик-менеджменту опікується теж PMO. Команда ідентифікує та оцінює ризики, пов’язані з інноваціями: розробляє плани резервного копіювання, відновлення, визначає KPI для відстеження прогресу.
PMO – не просто зміна назви або структури, а зміна культури та способу мислення. Звісно, він не замінить інші ключові компоненти інноваційної екосистеми, як-от креативна команда чи чітка стратегія. Та, використовуючи PMO в такий спосіб, компанії створюють середовище, яке зі змінами на «ти».
Впровадження інновацій за допомогою PMO: переваги для бізнесу
Яку компанію приваблює втрата конкурентоспроможності та відставання від трендів? А це можливо, якщо ігнорувати роль PMO в інноваціях – ризик, причому невиправданий.
Дослідження Association for Project Mgmt показало, що 50% PMO закриваються протягом 3 років. Це свідчить про те, що багато компаній не розуміють цінності PMO, не використовують його потенціал повною мірою.
Що робити, аби не бути цими 50%? Зробити PMO союзником на шляху до інновацій. Аби ви впевнились, що це правильний крок, погляньте, які переваги для бізнесу надає впровадження інновацій за допомогою РМО.
| Укріплення конкурентних позицій | Збільшення доходів та зниження витрат | Збільшення лояльності клієнтів |
| Підвищення морального духу співробітників | Підвищення стійкості та адаптивності компанії | Покращення координації та співпраці |
Впроваджувати інновації непросто, тож поряд з перевагами завжди йдуть виклики.
Джерело: The PMO Conference
Успішне введення інновацій за допомогою РМО залежить від того, наскільки ретельним будуть планування, виконання та оцінка. Тож поговорімо далі про техніки, які варті застосування.
Інструментарій PMO для впровадження інновацій
PMO, який активно використовує різноманітні інструменти, здатен допомогти організаціям створити культуру інновацій та впровадити нові продукти, послуги та процеси, які ведуть до успіху.
Картування інновацій
Ця техніка комплексна та використовується для визначення та пріоритезації інноваційних можливостей, що мають потенціал принести цінність для компанії. Картування допомагає зосередитися на найбільш перспективних напрямках інновацій, економлячи час, ресурси та зусилля.
1. Метод Delphi
- Що це?
Опитування експертів, які мають глибокі знання та досвід у своїй галузі.
- Приклад
Для участі в опитуванні Delphi PMO може запросити групу експертів з різних відділів компанії: дослідження та розробка, маркетинг, продажі та виробництво. Експертам буде запропоновано оцінити потенціал інноваційних напрямків – розробка продуктів, впровадження технологій або вихід на нові ринки.
2. Аналіз конкурентів
- Що це?
Дослідження інновацій, які вже впроваджують конкуренти, слугує для пошуку найрелевантніших з них для вашої компанії та виявленню можливих загроз.
- Приклад
Що в силах PMO? Аналіз вебсайтів конкурентів, публікацій в галузевих журналах та патентних заявок для виявлення нових продуктів, послуг та технологій, які в стадії розробки чи впровадження.
3. Аналіз потреб клієнтів
- Що це?
Розуміння потреб та очікувань клієнтів є ключовим чинником успіху будь-яких інновацій.
- Приклад
Для отримання зворотного зв’язку про те, які продукти, послуги або функції клієнти хотіли б бачити в майбутньому, PMO проводить опитування клієнтів, фокус-групи та аналізує соцмережі.
Технологія дизайн-мислення
Метод дизайн-мислення – ітеративний 4-етапний процес на основі емпатії, співпраці та постійного апґрейту, що робить його цінним інструментом для PMO.
Розпишемо етапи на прикладі ситуації, коли PMO допомагає команді проєкту, яка розробляє новий мобільний застосунок.
| Етап | Методи та дії PMO |
|---|---|
| Емпатія (розуміння потреб та проблем користувачів) |
Проведення інтерв’ю та спостережень з потенційними користувачами, щоб дізнатися про їхні звички, потреби та очікування щодо мобільного застосунку. |
| Генерація нових ідей | Проведення сеансу брейнстормінгу з командою проєкту, щоб генерувати ідеї для нових функцій застосунку. Використання методу ескізування для візуалізації ідей. |
| Прототипування (створення швидких прототипів кращих ідей) |
Допомога у створенні прототипу застосунку, використовуючи електронні інструменти прототипування або малюючи на папері. |
| Тестування (перевірка прототипів) |
Організація тестових сесій з користувачами для одержання зворотного зв’язку щодо прототипу. |
Повторення 4 етапів сприяє доведенню ідей до ідеалу та розробці інноваційних рішень, які дійсно відповідають потребам користувачів.
Технологія Scrum
Scrum-підхід до управління проєктами розбиває роботу на короткі, керовані періоди, звані спринтами. Він є особливо корисним для інноваційних проєктів, де існує невизначеність і де важливо швидко отримувати фідбек.
PMO під час впровадження Scrum надає командам проєктів підтримку та керівництво у розбивці проєктів на спринти, плануванні спринтів та координуванні щоденних зустрічей.
Технологія Kanban
Це система візуального управління роботою. Чому вона теж корисна для інноваційних проєктів? Тому для них важливо бачити хід роботи та вносити зміни швидко та гнучко – а це дозволяє Kanban.
Яка роль PMO у цьому процесі?
- Створення дошки Kanban. Вона поділена на колонки, де кожна представляє різні етапи проєкту: «Завдання», «У розробці», «Тестування» та «Готово».
PMO може створити таку дошку для команди, яка розробляє мобільний застосунок:
| Ідеї | Розробка дизайну | Розробка | Тестування | Випуск |
Створення карток Kanban. Кожна містить опис завдання, строк виконання, пріоритет та відповідальну особу.
PMO може створити картки для кожного завдання, наприклад, «Створити UX/UI», «Написати код» тощо.
Ба більше, у функції PMO входить встановлення обмеження WIP, аби запобігти перевантаженню та покращити потік роботи. Це означає, що PMO може встановити обмеження WIP 2 для «Розробка». А отже, команда працюватиме лише над 2 завданнями одночасно в цій колонці.
Технології та ШІ в управлінні проєктами
Говорячи про інновації, не можна не згадати про ШІ. Він має значний потенціал для революціонізації управління проєктами та стимулювання інновацій. Роль PMO тут є різноаспектною.
| Використання аналітики даних та машинного навчання, щоб виявити сфери, де ШІ може покращити ефективність та прийняття рішень. | Використання інструментів ШІ для автоматизації завдань, аналізу ризиків, прогнозування результатів проєктів й покращення комунікації. |
| Розробка планів впровадження ШІ, які включають чіткі цілі, завдання та терміни. | Встановлення KPI для відстеження впливу ШІ на продуктивність проєктів та загальний успіх. |
З’являється нове покоління інструментів для управління проєктами, яке не просто змінить технологію, а й кардинально трансформує наш підхід до роботи над проєктами.
І найцікавіше, що технології з’являються, удосконалюються щодня. На те вони й інновації, що нові рівно секунду. Виходить треба постійно вдосконалювати навички.
Хочете дізнатися, як PMO може допомогти саме вашій організації стати інноваційнішою? Тоді PMO Studio – онлайн курс-майстерня саме для вас. Він буде цікавим як керівникам PMO, так і спеціалістам, які прагнуть до розвитку.
Інвестуйте в знання, адже вони – ключ до успішних інновацій!
