У світі проєктного менеджменту Lean-підхід (ощадливе виробництво) залишається одним із найефективніших способів підвищення продуктивності та створення цінності для клієнта. Однак для того, щоб цей підхід працював на повну, важливо чітко визначати цілі, а також вимірювати прогрес. У цьому контексті OKRs (Objectives and Key Results) і KPIs (Key Performance Indicators) відіграють ключову роль.
OKRs допомагають встановлювати чіткі стратегічні пріоритети, тоді як KPIs вимірюють операційну ефективність, забезпечуючи зворотний зв’язок і допомагаючи вчасно коригувати дії. Далі ми розглянемо, яким чином ці інструменти можна інтегрувати у Lean-систему та уникнути типових помилок.Що таке OKRs і KPIs?
Що таке OKRs і KPIs?
OKRs
OKRs (Цілі та ключові результати) – це сучасний метод постановки цілей, який забезпечує фокусування на важливих пріоритетах і прозорість у виконанні. OKRs складаються з:
- Цілі (Objective): Що ми хочемо досягти?
- Ключові результати (Key Results): Як ми вимірюємо прогрес у досягненні цієї цілі?
Наприклад, для Lean-команди ціль може звучати так:
- Objective: Поліпшити взаємодію з клієнтами.
- Key Results: Скоротити середній час відповіді клієнтам до 5 хвилин, зменшити кількість скарг на 25%.
Цей підхід дає змогу командам чітко розуміти свої пріоритети та оцінювати прогрес.
KPIs
KPIs (Ключові показники ефективності) – це інструменти для оцінки операційної діяльності. Вони відповідають на питання: Наскільки успішно ми працюємо? У Lean це можуть бути показники якості, швидкості або вартості, наприклад:
- Час циклу (cycle time).
- Рівень дефектів/багів.
- Відсоток своєчасних поставок/delivery.
Коли OKRs показують, куди ви рухаєтеся, KPIs допомагають оцінити, як швидко та ефективно ви йдете цим шляхом.
Запрошуємо дізнатись більше про те, як впроваджувати OKRs і KPIs у масштабованих системах управління на курсі Leading SAFe 6.0 Online, де ви навчитеся адаптувати ці інструменти до Agile-середовища.
OKRs у Lean
Lean орієнтований на створення цінності для клієнта через оптимізацію процесів і усунення втрат. OKRs допомагають командам сфокусуватися на головному, уникаючи розпорошення зусиль на завдання, що не додають цінності.
Як працюють OKRs у Lean:
- Фокус на ключових цілях: Чітко визначені OKRs дозволяють кожному члену команди розуміти, над чим варто працювати.
- Прозорість: Всі знають, чого прагне команда, і як кожен член впливає на досягнення результату.
- Мотивація: Осягнення важливих результатів надихає команду й дає почуття досягнення.
Приклад OKRs у Lean:
- Objective: Зменшити час виконання замовлень.
- Key Results: Скоротити середній час обробки замовлення з 5 днів до 3, зменшити кількість повернень через помилки до 1%.
OKRs допомагають тримати команду в курсі стратегічних цілей, залишаючи її мотивованою.
KPIs у Lean
KPIs відіграють важливу роль у Lean, адже допомагають вимірювати результати роботи й удосконалювати процеси.
У Lean важливо не просто виконувати завдання, а робити це максимально ефективно, забезпечуючи цінність клієнту. Саме тут KPIs стають у пригоді.
Як визначити ефективні KPIs:
- Зв’язок із цілями: Кожен KPI має відповідати стратегічним цілям компанії.
- Простота вимірювання: Обирайте показники, які легко й швидко виміряти.
- Реалістичність: KPIs повинні бути досяжними, але амбітними.
Приклади KPI для Lean-процесів:
- Скорочення часу виконання циклу на 20%.
- Зменшення дефектів до 0,5% на кожну тисячу одиниць продукції.
- Підвищення продуктивності на одного працівника на 15%.
На курсі PMO Studio запрошуємо ознайомитись із тим, як вибудовувати систему моніторингу ефективності, що включає KPIs для управління проєктами та процесами.
Як інтегрувати OKRs і KPIs у Lean
Інтеграція OKRs і KPIs допомагає створити повноцінну систему управління, у якій стратегічні цілі (OKRs) поєднуються з чіткими метриками (KPIs) для вимірювання прогресу.
Алгоритм інтеграції:
- Визначте цілі: Почніть із визначення головних пріоритетів (OKRs).
- Обирайте релевантні KPIs: Виберіть показники, які точно вимірюють успіх у досягненні цілей.
- Впроваджуйте постійний моніторинг: Регулярно перевіряйте прогрес, коригуйте дії за потреби.
На курсі Project Management: Deep Dive ви навчитеся використовувати OKRs і KPIs для управління складними проєктами, підвищуючи ефективність команди.
Поширені помилки та рекомендації
Впровадження OKRs і KPIs здається досить прямолінійним процесом: поставити цілі, визначити метрики й стежити за прогресом. Проте на практиці багато команд натрапляють на труднощі, які можуть знизити ефективність використання цих інструментів. Нижче розглянуто три найпоширеніші помилки та рекомендації щодо їх уникнення.
1. Фокус тільки на метриках
Помилка:
Команди часто зациклюються на числових показниках, забуваючи про суть OKRs і KPIs. Наприклад, замість того щоб працювати над підвищенням задоволеності клієнтів, команда може сконцентруватися на збільшенні кількості виконаних завдань, навіть якщо якість виконання страждає.
Як уникнути:
- Орієнтація на цінність: Завжди запитуйте: “Як це метрика або ціль створює цінність для нашого клієнта чи бізнесу?” OKRs і KPIs мають бути пов’язані з реальними потребами. Наприклад, скорочення часу delivery (доставки цінності) не просто цифра, а спосіб покращити клієнтський досвід.
- Пам’ятайте про кінцеву мету: Використовуйте метрики як засіб для вдосконалення процесів, а не як самоціль. Замість того щоб сліпо досягати KPI, зосередьтеся на вдосконаленні всієї системи.
2. Неправильні показники
Помилка:
Обрання нерелевантних KPI або таких, що не відповідають цілям бізнесу, є однією з найбільш руйнівних помилок. Наприклад, використання метрики “кількість відвідувачів сайту” для оцінки успіху у Lean-процесі, де важливішими є швидкість і якість.
Як уникнути:
- Погодження з бізнес-цілями: KPI мають бути безпосередньо пов’язані з OKRs і сприяти досягненню глобальних цілей організації.
- Фокус на релевантних метриках: Вибирайте тільки ті показники, які дійсно впливають на ваші процеси. Наприклад, якщо мета – підвищити продуктивність виробництва, обирайте KPI, такі як час циклу або рівень дефектів, а не загальні фінансові показники.
- Простота й точність: Метрики повинні бути чіткими, легко вимірюваними та зрозумілими всім членам команди.
Приклад:
- Неправильний KPI: “Кількість нарад на тиждень”.
- Правильний KPI: “Відсоток завдань, виконаних за плановий час”.
3. Відсутність адаптації
Помилка:
OKRs і KPIs встановлюються на початку року чи кварталу й залишаються незмінними, навіть якщо умови змінюються. У результаті команди можуть продовжувати працювати над ціллю, яка вже втратила свою актуальність, або вимірювати успіх за застарілими показниками.
Як уникнути:
- Регулярні перевірки: Організуйте перевірки OKRs і KPIs на щомісячній або квартальній основі. Переконайтеся, що цілі залишаються релевантними, а показники – корисними для оцінки прогресу.
- Гнучкість: Lean вимагає адаптивності. Якщо бізнес-середовище змінюється, коригуйте OKRs і KPIs, щоб вони залишалися актуальними. Наприклад, у разі непередбачуваних змін на ринку, важливо переглянути показники, пов’язані зі швидкістю поставок (delivery) чи витратами.
- Прозорість: Комунікуйте будь-які зміни цілей і метрик із командою. Всі повинні розуміти, чому відбулися зміни та як це впливає на їхню роботу.
Приклад:
- Початкова ціль: Збільшити обсяги виробництва на 10% протягом кварталу.
- Корекція: Зосередитися на зменшенні дефектів через раптові проблеми з якістю.
Узагальнені рекомендації:
- Залучайте команду до процесу визначення OKRs і KPIs. Це допоможе забезпечити розуміння та підтримку.
- Використовуйте інструменти для моніторингу, такі як Asana чи Jira, щоб автоматизувати відстеження прогресу.
- Аналізуйте результати й адаптуйтеся до змін. Не бійтеся переглядати метрики, якщо вони не працюють.
На курсах, таких як Leading SAFe чи Project Management: Deep Dive, ви зможете глибше зануритися в методи управління OKRs і KPIs, отримуючи практичні поради щодо впровадження в різних системах.
Ці рекомендації допоможуть зробити OKRs і KPIs справжніми інструментами для досягнення успіху вашої команди, а не просто цифрами в таблиці.
Висновок
OKRs і KPIs у Lean – це ефективні інструменти для досягнення стратегічних цілей і підвищення операційної ефективності. Вони допомагають спрямовувати команди, вимірювати прогрес і вдосконалювати процеси.
Щоб навчитись ефективно застосовувати OKRs і KPIs у своїй роботі, долучайтеся до наших курсів:
- Leading SAFe – сертифікаційний курс про масштабування Agile.
- PMO Studio – усе про побудову сучасного PMO.
- Project Management: Deep Dive – глибоке занурення в найкращі практики управління проєктами.
Створюйте цінність, оптимізуйте процеси та вдосконалюйте свої команди разом із нами!
Автор: Олена Карліна
