В умовах мінливого ринку та зростаючої конкуренції компанії все частіше шукають нові підходи, що дозволяють їм ефективно управляти проектами й операціями. У даному кейсі ми розглянемо впровадження Scaled Agile Framework у компанії, яка зіткнулася з потребою у прискоренні розробки core продукту, розповімо про ключові етапи проекту та досягнуті результати.
Вступ
Компанія: CloudMade.
Галузь: AI-рішення для автомобільної промисловості.
Задачі, які необхідно вирішити: запустити SAFe якомога швидше.
Передумови: компанія провела аналіз методології та вирішила використовувати SAFe для прискорення розробки core продукту.
Про компанію CloudMade
CloudMade – міжнародна компанія, що спеціалізується на ІТ-продуктах автомобільної індустрії; експерт у галузі проектування, розробки та постачання рішень для автомобільної промисловості на основі штучного інтелекту.
Продукт компанії – високотехнологічний і вимагає участі великої кількості різнопланових професіоналів. Компанія працювала за Agile-методологіями (SCRUM і Kanban) і в якийсь момент зіткнулася з проблемами в операційному управлінні. Серед іншого стало зрозуміло, що подальше зростання компанії спричинить нові труднощі.
Leadership Team компанії розглянула різні фреймворки за масштабуванням та, зваживши всі “за” та “проти”, зупинилися на SAFe. Була потреба запуститися швидко, професійно та з передбачуваним результатом, тому вирішили залучити консультантів для впровадження SAFe.
Консультанти Е5, проаналізувавши ситуацію в компанії, запропонували впроваджувати фреймворк у 2 етапи. Перший – впровадження рівня програм – базова версія Essentials SAFe. Другий – впровадження Scaled Agile Framework Portfolio.
Як проходило впровадження Essential SAFe
Саме впровадження було здійснено наступними кроками:
- Здобули підтримку від топ-менеджменту (buy-in). Це є одним із ключових елементів успіху. Без такої підтримки ймовірність успішного впровадження становить менше 40%.
- Створили LACE (Lean-Agile Center of Excellence) – команду лідерів із проактивних менеджерів, які активно залучалися до самого процесу впровадження та були агентами змін у своїх командах.
- Навчили всю команду у складі 70 співробітників (київський офіс) основам SAFe.
- Провели підготовку до першого планування PI (Program Increment). Сама підготовка йшла близько 1 місяця, без зупинки бізнес-процесів компанії, з мінімальним “відриванням” команд від розробки і містила у собі наступні підзадачі / етапи:
-
- визначення ключових ролей (Product Managers, Product Owners, RTE, System Architect, Scrum Masters) та їх виконавців;
- робота з Product-командою щодо підготовки беклогу продукту до першого PI-планування;
- синхронізація спринтів та вибудова графіку планування на рівні програми;
- підготовка команд та початок роботи зі змінами, включаючи роботу із опором учасників, а також аналіз критики.
PI-планування
Перше PI-планування проходило 2 дні та в ньому взяло участь 70+ співробітників (8 команд). Приїхали ключові учасники з інших локацій – Product Managers та Product Owners із Німеччини, архітектори з Лондона – без цього ефективне планування не відбулося б. Процес планування розпочали з пропрацювання Program Board, який відображав усі залежності, що існують у продукті між командами на момент планування. Після опрацювання залежностей завдання розбивалися на спринти, і планування проходило вже на командному рівні. Прогрес кожної команди виводився на загальний екран у конференц-залі в режимі реального часу. Таким чином, усі учасники процесу (включаючи тих, хто не зміг бути присутнім особисто) могли вносити корективи під час планування, а не запускати процес уточнення та пересинхронізації знову й знову.
Більш детальний опис класичного процесу планування ми подавали у статті на DOU.
Після 2-х днів планування (PI-Planning) ми провели командні ретроспективи й отримали зворотний зв’язок щодо процесу планування, що дозволило проводити наступні PI-планування ефективніше.
Перші відчутні бізнес-результати компанія CloudMade отримала на етапі виконання першого PI:
- У команд покращилося загальне бачення продукту та розуміння планів на найближчий квартал, співробітники почали більше залучатися до продукту.
- Почав зменшуватися час випуску фічі (time to market)
- Поліпшилася “прозорість” ролей у командах: стало зрозуміло, хто за що відповідає, хто що робить і до кого з якими запитаннями потрібно звертатися.
- З’явилася відмінна співпраця між різними командами, менеджментом та архітекторами, яка раніше була утруднена через територіальний розкид і велике завантаження співробітників.
На цьому етапі Е5 закінчили імплементацію базової версії SAFe. Подальшим кроком було запровадження версії SAFe Portfolio. Цей крок був важливим для CloudMade як для продуктової компанії, оскільки валідація бізнес-ідей повинна здійснюватися глибоко та системно. Саме це дозволяє зробити рівень портфоліо.
Поетапне впровадження Scaled Agile Framework Portfolio
- Створення LPM (Lean Portfolio Management) – команди продуктових та топ-менеджерів, які визначають стратегію розвитку продукту: які ідеї варто проаналізувати детальніше, а що явно не актуально для компанії найближчим часом. На них, зокрема, і високорівнева пріоритезація. Ми розпочали з визначення ролей та співробітників, які їх виконують. Організували регулярні зустрічі портфоліо команди. Внаслідок цього продуктові команди стали регулярно отримувати актуальну інформацію та вимоги.
- Впровадження циклу валідації бізнес-гіпотези за допомогою Portfolio Kanban. Припустимо, Head of Marketing каже: «Мені потрібна така система аналітики». Але щоб вона з’явилася у продукті, має пройти певний цикл. І ми почали вибудовувати такий цикл. Для початку робимо попередню презентацію ідеї людям, які відповідають за продукт, разом обговорюємо її та приймаємо рішення – цікаво нам це чи ні. Наступний етап – це аналіз: проводимо дослідження ринку, дивимося, кому ще потрібна ця ідея, крім керівника маркетингу, хто нею користуватиметься, чи потрібна вона кінцевим користувачам, можливо, робимо бета-тестування чи опитування клієнтів – залежить від конкретного продукту. В результаті цього циклу приходимо до відповіді – інвестуємо в цю ідею чи ні.
- Почали розставляти пріоритети за принципом WSJF (Weighted Shortest Job First).
Отримані результати
На момент публікації кейсу в компанії CloudMade вже пройшло 5 PI-planning. За цей час рівень програми було налагоджено, запущено процес збору та аналізу метрик по командах, а також рівень портфоліо з мінімально необхідними практиками для обговорення великих бізнес-ідей та пріоритезації.
Детальніше:
- експерти компанії E5 протягом місяця підготували та провели перше PI-планування;
- у рамках підготовки до PI-сесії експерти E5 навчили основам SAFe 70 співробітників компанії;
- за I квартал впровадили Essential SAFe та перейшли до побудови рівня Portfolio;
- через рік компанія продовжує використовувати SAFe і вже провела 5-те PI-планування.
Висновок
Впровадження SAFe у компанії пройшло успішно завдяки кільком факторам:
- наявність підтримки від топ-менеджменту;
- злагоджена робота команди лідерів із впровадження;
- сплановані кроки щодо впровадження та роботи з адаптацією теорії до реальної ситуації в компанії.
Це дозволило в дуже невеликі терміни підготуватися та провести перше планування Program Increment, після якого компанія почала працювати за іншою методологією. Далі – процес Inspect&Adapt. Сам фреймворк дозволив компанії вирішити завдання за 3-ма основними напрямками: продукт (прояснилося бачення, покращилася якість), команда (вирішені залежності, збільшилася залученість) та загальна прозорість процесів і взаємодії.
Якщо ви зацікавлені у тому, щоб консультанти Е5 проаналізували впровадження SAFe у вашій компанії – напишіть нам на info@e-5.com.ua для бронювання безкоштовної консультації.
Будемо раді допомогти Вам!