В сучасному управлінні проєктами використання даних у плануванні проєктів є важливим ресурсом, що допомагає організаціям досягати більшої точності в плануванні, виявленні ризиків та оцінці результатів. Згідно з даними звіту Project Management Institute (PMI), понад 90% провідних компаній використовують дані для прийняття обґрунтованих рішень у своїх проєктах. Ба більше, дослідження Gartner показує, що організації, які активно використовують аналітику даних, мають на 30% вищу ймовірність завершити проєкти в межах бюджету та графіку. Таке використання даних дозволяє не лише підвищити ефективність, але й значно зменшити кількість проєктів, що не досягають своїх цілей.
Дані в управлінні проєктами – це сукупність інформації, яка допомагає керівникам і командам приймати більш обґрунтовані рішення. Вони включають кількісні показники (бюджет, терміни, ресурси) і якісні дані (зворотний зв’язок від клієнтів, оцінка ризиків), що дозволяють аналізувати поточний стан проєкту та прогнозувати майбутні результати.
Дані дозволяють командам визначати чіткі цілі, оптимально розподіляти ресурси та ідентифікувати можливі ризики. Вони також сприяють моніторингу прогресу проєкту та оцінці його ефективності, що допомагає вчасно коригувати плани та підвищувати ймовірність успішного завершення проєкту.
1. Роль даних у плануванні проєктів
1.1. Визначення цілей і завдань проєкту
Використання даних у плануванні проєктів допомагає командам формулювати чіткі та досяжні цілі, застосовуючи методологію SMART. Завдяки аналізу історичних даних і зворотного зв’язку від попередніх проєктів, команди можуть створювати специфічні, вимірювані, досяжні, релевантні та обмежені в часі цілі, які сприяють успішному виконанню проєкту.
1.2. Оцінка ризиків
Історичні дані про попередні проєкти можуть бути використані для ідентифікації потенційних ризиків. Це включає аналіз попередніх помилок, затримок та інших проблем, що дозволяє створити ефективні плани управління ризиками. Відповідні заходи можуть бути впроваджені заздалегідь, щоб знизити вплив цих ризиків на проєкт.
1.3. Визначення ресурсів
Аналіз даних про доступні ресурси дозволяє краще зрозуміти, які ресурси необхідні для покращення планування проєктів. Це включає бюджетні обмеження, доступність персоналу та інструментів, що допомагає оптимально розподілити ресурси та забезпечити максимальну ефективність.
2. Використання даних для оцінки проєктів
2.1. Моніторинг прогресу
Для ефективного моніторингу проєкту важливо використовувати дані у плануванні проєктів, а саме – різні метрики, які допомагають проєктним менеджерам оцінювати виконання завдань, виявляти проблеми та коригувати плани в реальному часі. Ось детальний огляд основних метрик:
-
Тривалість виконання завдань (Task Duration)
Ця метрика вимірює, скільки часу займає виконання конкретного завдання або етапу проєкту. Фактичний час (logged time), витрачений на виконання завдання, порівнюється з попередньою оцінкою (original estimate). Дана метрика дозволяє менеджерам відстежувати, чи виконуються завдання відповідно до запланованого графіка, і вчасно реагувати на можливі затримки.
-
Відповідність часовим рамкам (Schedule Variance)
Це різниця між запланованим і фактичним часом виконання проєкту або його окремих завдань. Schedule Variance показує, наскільки проєкт відхиляється від початкового графіка, що дозволяє коригувати плани для повернення на курс.
-
Витрати в порівнянні з бюджетом (Cost Variance)
Ця метрика відображає різницю між запланованими витратами та фактичними витратами на проєкт. Вона дозволяє менеджерам відстежувати бюджетні витрати та приймати рішення щодо оптимізації ресурсів.
-
Прогрес виконання (Percent Complete)
Процент виконання відображає, яку частку від загального обсягу роботи вже виконано. Це надає зрозумілий показник про стан проєкту та дозволяє оцінити, чи відповідає прогрес очікуванням.
-
Завершення завдань вчасно (On-Time Completion Rate)
Ця метрика показує, скільки завдань завершено вчасно в порівнянні із запланованими термінами. Вона є важливим показником ефективності команди та дозволяє визначити, чи потрібно впроваджувати корективи в управління часом.
-
Рівень задоволеності зацікавлених сторін (Stakeholder Satisfaction)
Цей показник враховує зворотний зв’язок від зацікавлених сторін, таких як клієнти або спонсори проєкту. Він допомагає оцінити, чи відповідає проєкт їхнім очікуванням і вимогам.
Застосування цих метрик забезпечує точний моніторинг прогресу, дозволяє вчасно ідентифікувати відхилення та приймати обґрунтовані рішення для підтримання ефективності та успішності проєкту.
2.2. Оцінка ефективності
Оцінка ефективності проєкту базується на використанні ключових показників ефективності (KPI). Детально розглянемо основні етапи оцінки:
Розглянемо основні KPI, їх розрахунок і значення для проєкту:
ROI (Return on Investment): Цей показник вимірює рентабельність інвестицій у проєкт. Він розраховується за формулою:
ROI дозволяє оцінити, чи вартий проєкт вкладених у нього ресурсів.
CPI (Cost Performance Index): Показник продуктивності витрат, який допомагає визначити, наскільки ефективно витрачаються кошти у проєкті. Він обчислюється так:
CPI > 1 вказує на те, що проєкт витрачає менше, ніж планувалося.
SPI (Schedule Performance Index): Показник продуктивності графіка, що дозволяє оцінити, чи дотримується проєкт запланованого графіка:
SPI > 1 означає, що проєкт випереджає графік.
NPS (Net Promoter Score): Показник задоволеності клієнтів, який відображає ймовірність того, що клієнти порекомендують ваш продукт або послугу іншим. NPS розраховується за опитуванням клієнтів:
Високий NPS свідчить про високий рівень задоволеності клієнтів.
Продуктивність команди (Team Productivity): Вимірюється через кількість виконаних завдань або випущених продуктів за певний період. Це можна обчислити як відношення кількості завершених задач до загальної кількості задач за певний період.
Ці показники допомагають проєктним менеджерам не тільки оцінити поточний стан проєкту, але й зробити необхідні корективи для забезпечення його успішного завершення. Регулярний перегляд і аналіз KPI – щотижня, щомісяця та щокварталу – дозволяє вчасно виявляти відхилення, оптимізувати ресурси та коригувати стратегію для досягнення максимальної ефективності.
2.3. Вплив даних на прийняття рішень
Дані відіграють вирішальну роль у прийнятті рішень під час виконання проєкту. Ось як дані можуть бути використані на різних етапах:
3. Висновок
Використання даних у покращенні планування та оцінці проєктів значно підвищує їхню ефективність та успішність. Дані допомагають командам краще розуміти свої завдання, приймати обґрунтовані рішення і забезпечувати досягнення цілей проєкту.
Для тих, хто хоче поглибити свої знання у сфері управління проєктами, рекомендуємо пройти курс PMO Studio, який допоможе вам отримати необхідні навички для ефективного управління проєктами в сучасних умовах. Ви отримаєте актуальні та ефективні інструменти впровадження PMO. Курс PMO Studio містить у собі теорію, практичні кейси, домашні завдання та шаблони необхідних документів.
Автор: Олена Карліна
