З розвитком технологій та розширенням бізнес-амбіцій спостерігаємо, як проєкти стають все складнішими та масштабнішими. Відповідно і роль проєктного менеджера значно розширюється.
Недостатньо просто вкладатися в терміни та бюджет. Тепер від спеціаліста очікують глибокого розуміння фінансової складової: прибутковість, окупність проєкту, адже він несе відповідальність за те, щоб проєкт не лише був виконаний, але й приніс очікуваний прибуток та сприяв довгостроковому розвитку бізнесу. Ця тенденція простежується і в останньому PMBOK.
Саме тому варто поговорити про фінансовий контроль в проєктному менеджменті. Спираючись на аналіз ідей провідних доповідачів PMI® Global Congress та наш досвід, обговоримо:
- Еволюцію поняття «фінансового менеджменту» в розрізі проєктів (за PMI).
- Причини, чому проєктним менеджерам важливо володіти знаннями у галузі управління фінансами.
- Основні складові фінансового менеджменту в проєктах.
- Надамо поради проєктним менеджерам щодо управління фінансами проєктів.
Фінансовий менеджмент в контексті управління проєктами
Перш ніж зануритися в тему, варто розібратися з тим, що розуміється під поняттям «фінансовий менеджмент» або «управління витратами». З роками автори редакцій PMBOKів все більше вкладали в поняття. До прикладу, 20 років тому PMI тлумачило управління фінансами як сукупність процесів, що відповідають за придбання та управління фінансовими ресурсами проєкту, при чому яке:
- не обмежується лише управлінням витратами;
- охоплює джерела доходу, аналіз чистого грошового потоку та його оновлення протягом проєкту.
Це залишається правдивим, однак у 2021 році, згідно з Monthly Talks в рамках PMI, фінансовий менеджмент ще включає й кількісний аналіз – використання математичних методів для розв’язання фінансових проблем (аналіз та прогнозування грошових потоків, оптимізацію використання коштів та прийняття рішень щодо фінансування конкретного проєкту). Сюди ж входить і управління ризиками, оцінка вартості, стратегічне планування та інше.
Про що це говорить? Про те, що проєктний менеджер повинен мати глибокі знання не лише в управлінні проєктами, а й в області фінансів.
Чому фінансові обов’язки не можуть лягти на плечі власне фінансового підрозділа?
Це слушне запитання, але буде хибним вважати, що менеджер проєкту повністю делегував свої повноваження. Ні, він також залучений в процеси. Проте є кілька причин, чому саме проєктному менеджеру слід розумітися в грошових справах.
Відповідальність за результат проєкту
Проєктний менеджер несе загальну відповідальність за успішне виконання проєкту, зокрема за його фінансову ефективність. Він має чітко розуміти всі аспекти проєкту:
- бюджет;
- джерела фінансування;
- рівень окупності проєкту;
- потенційні ризики;
- очікувані результати.
Це уможливлює прийняття обґрунтованих рішень, які впливають на фінансову складову проєкту.
Оперативна координація
Володіння інформацією про хід виконання проєкту, ресурси, які використовуються, та проблеми, що виникають – усе це надає проєктному менеджеру змогу оперативно реагувати на зміни та вживати відповідних заходів.
До того ж наявність комплексних даних сприяє прийняттю рішень, виходячи з загальної картини, а не лише з окремих фінансових показників.
Ефективна комунікація
Ключовою ланкою зв’язку між різними зацікавленими сторонами проєкту (керівництвом, клієнтом, постачальником, фінансовим відділом тощо) є проєктний менеджер.
Ось, де ще буде корисною фінансова грамотність. Менеджер повинен вміти чітко та лаконічно пояснювати фінансові аспекти проєкту та вести про це переговори з партнерами, вирішувати конфліктні ситуації.
Гнучкість та адаптивність
Проєктне середовище постійно змінюється. Проєктний менеджер має бути готовим до непередбачених ситуацій та вміти оперативно адаптувати стратегію контролю фінансів проєкту.
Управління проєктом та фінанси: де ця точка дотику?
Розуміння взаємозв’язку між управлінням проєктами та фінансовою складовою є важливим для успішного завершення проєкту. Окрім цього, розвинута навичка управління фінансами проєкту є ознакою зрілості професіонала. Такі керівники проєктів здатні приймати обґрунтовані рішення, оптимізувати результати проєкту та гарантувати його фінансову стійкість.
Розуміння фінансового (грошового) циклу проєкту
Кожний проєкт має свій грошовий цикл, який не залежить від проєктної зрілості компанії. Позаяк проєкт розглядається як окремий «бізнес» з власним початком, розвитком та завершенням.
В циклі описується рух коштів протягом «життя» проєкту – від початкового інвестування до остаточного повернення інвесторам.
Навіщо проєктному менеджеру розуміти грошовий цикл проєкту, над яким працює? На це є принаймні 4 причини:
- Щоб надалі оцінювати фінансову життєздатність проєкту (визначити, чи генеруватиме проєкт достатньо грошових потоків для покриття витрат та забезпечення очікуваної рентабельності інвестицій).
- Щоб оптимізувати використання коштів (ефективно управляти грошовими потоками проєкту для мінімізації витрат та максимізації прибутку).
- Щоб приймати обґрунтовані рішення (визначати, чи продовжувати проєкт, вносити зміни до його плану, чи завершувати його).
- Щоб поліпшити комунікацію з зацікавленими сторонами (чітко пояснювати фінансові аспекти проєкту інвесторам, керівництву компанії тощо).
Управління бюджетом проєкту
Ефективне управління бюджетом проєкту є одним із головних факторів його успішного завершення. Менеджер, який якісно володіє знаннями в цій сфері, здатен:
- Створювати точні оцінки витрат, ґрунтуючись на ретельному аналізі бізнес-тенденцій та галузевих стандартів.
- Оптимізувати розподіл ресурсів, забезпечуючи максимально вигідне використання коштів для досягнення цілей проєкту.
- Відстежувати та контролювати витрати в режимі реального часу, своєчасно виявляючи та коригуючи відхилення від бюджету, використовуючи, наприклад EVA як метод аналізу.
Таким чином, завдяки фінансовій грамотності менеджера у розрізі управління проєктом, гарантовано:
- Завершення проєкту в рамках бюджету та в строк.
- Уникнення перевитрат коштів та фінансових проблем.
- Збільшення ймовірності забезпечення дохідності проєкту.
Орієнтування у фінансовому ризик-менеджменті
Керівники проєктів, які володіють навичкою управління фінансами, можуть не лише складати бюджет та контролювати витрати, але й ефективно управляти фінансовими ризиками, повʼязаними з проєктами. Цей процес поділяється на три етапи:
- Етап виявлення та оцінки загроз і можливостей, які потенційно можуть вплинути на фінансові результати проєкту.
- Етап розробки та впровадження стратегій для мінімізації ризиків та максимізації потенційних вигод.
- Етап систематичного моніторингу фінансової ситуації проєкту та коригування курсу (за потреби).
Володіючи навичками управління фінансами, проєктний менеджер дійсно має шанс (в деяких ситуаціях) убезпечити інвестиції, вкладені в проєкт, та, ба більше, уникнути додаткових витрат на закриття непередбачуваних обставин.
Як почати управління фінансами: поради для проєктного менеджера
Знання теорії управління фінансами проєкту – цінний фундамент. Навіть базове розуміння фінансових принципів може суттєво покращити ваші шанси на успіх.
Однак, як і в будь-якій справі, перший крок завжди найскладніший. Може здатися, що ви не знаєте з чого почати, звідки взяти інформацію та як її застосувати. Нижче ми залишимо кілька порад, які стануть поштовхом до старту у фінансовому управлінні проєктами. А от чи дослухатися до них – вибір за вами.
1. Створіть бізнес-кейс для своїх проєктів
Бізнес-кейс є важливим інструментом для оцінки та прийняття рішень щодо проєктів. Перед тим, як дати їм зелене світло, важливо ретельно перевірити ґрунтовність кейсу. Для цього радимо скористатись п’ятьма категоріями:
Не існує єдиного правильного способу скласти бізнес-кейс, радимо опирайтеся на принципи лаконічності та надійності даних.
2. Інтегруйте проєкти в загальну стратегію компанії
Стратегія – річ динамічна, яка час від часу зазнає змін. Тому цілі проєкту мають бути релевантними до стратегії компанії, реалізувати її та відповідати змінам у ринкових умовах.
Щоб не оцінювати проєкт ізольовано, поставте собі питання:
- Які ланки в ланцюжку створення вартості з’єднують цей проєкт із кінцевим споживачем?
- Як проєкт впливає на цінність, яку отримує споживач?
- Яким чином проєкт сприяє досягненню стратегічних цілей компанії?
- Чи існують потенційні синергії або конфлікти між проєктами?
- Які ключові показники ефективності (KPI) використовуватимуться для оцінки успіху проєкту в контексті стратегії?
- Як пов’язати цифри бізнес-обґрунтування проєкту зі стратегічними цілями компанії?
3. На основі бізнес-кейсу сформуйте план дій
Для успішної реалізації будь-якої ініціативи або проєкту необхідний чіткий та зрозумілий план дій. Ключові віхи (milestones), які часто зазначаються в бізнес-кейсів, можуть стати хорошою основою для створення детального розкладу та плану проєкту разом з командою. Крім того, варто:
- Проаналізувати проєкт через ланцюжок створення вартості та визначити, як він впливає на кінцевого споживача та ROI.
- Ретельно перевірити всі цифри та припущення, кількісно оцінити ризики.
- Зрозуміти попит на ваш продукт/послугу та дослідити конкурентне середовище.
- Оптимізувати використання ресурсів для отримання максимальної вигоди.
- Регулярно переглядати план дій.
Підсумок
Досвідчений проєктний менеджер – це не лише організатор та контролер, а й стратег, який чітко бачить зв’язок між окремими проєктами та загальними цілями бізнесу. Завдяки знанням та навичкам фінансового менеджменту він здатен:
- Оцінювати фінансову життєздатність проєкту до його запуску, прогнозуючи грошові потоки, рентабельність інвестицій та ризики.
- Оптимізувати витрати протягом усього життєвого циклу проєкту.
- Контролювати бюджет та своєчасно виявляти відхилення, коригуючи бізнес-план.
- Приймати обґрунтовані рішення щодо фінансування, пріоритетів та стратегії розвитку проєкту.
- Ефективно комунікувати з зацікавленими сторонами, чітко пояснюючи фінансові аспекти проєкту.
У статті ми розібрали основний взаємозвʼязок між управлінням проєктами та їхньою фінансовою складовою, проте методи, інструменти та підходи управління ними постійно оновлюються. Тому якщо для вас актуально більш детально розібратися у тонкощах роботи проєктного менеджера – запрошуємо вас на курс Project Management: Deep Dive.
