Value-Driven PMO: Побудова PMO, яке приносить цінність бізнесу

Майже 82% компаній мають одного або навіть декількох PMO (Project Management Officer) у команді. На відміну від PMs, PMO охоплює сегмент проєктного менеджменту загалом, тобто встановлює для нього стандарти, коригує їх та слідкує за дотриманням вимог та норм сектора окремими компаніями.

Найчастіше, фахівець PMO є частиною спеціалізованої компанії, яка надає послуги брендам, що займаються розробкою проєктів всіх типів та класифікацій. Тож якщо ви плануєте інтегрувати практики PMO до бізнесу, або хочете стати фахівцем сегмента і допомагати іншим, наш матеріал вам буде корисним.

Сьогодні поговоримо на такі теми:

• Значення PMO для бізнесу: дізнаємося, як PMO може допомогти підвищити ефективність управління проєктами та вплинути на стратегічні цілі компанії.
• Побудова Value-Driven PMO: розглянемо кроки та стратегії, необхідні для створення PMO, яке фокусується на цінності для стейкхолдерів.
• Ключові функції та інструменти PMO: дізнаємося про інструменти та методики, які допоможуть вам забезпечити ефективну роботу PMO та досягти бажаних результатів.
• Практичні поради та приклади успішних кейсів побудови PMO.

І почнемо з порівняння Value-Driven VS Zombie PMO.

Value-Driven VS Zombie PMO

Будь-який проєкт чи програма в компанії мають нести певну цінність. Якщо ж її немає, то виникає логічне питання «А навіщо вона взагалі потрібна?»

Є таке поняття, як Value Generative System, яке й визначає цінність тієї чи іншої ініціативи, а також встановлює їй потенціал та пріоритет, відповідно до значущості та потенційного впливу на бізнес.

Сучасні PMO фокусуються на тому, щоб допомогти компаніям ефективно використати ініціативи та перетворити їх на цілком успішні проєкти за допомогою різних практик, шаблонів, методологій. Власне, це і є тим самим Value-Driven PMO, про який ми сьогодні говоримо.

«Zombie» PMO: що це таке?

«Zombie» PMO фактично дублюють процеси Value-Driven PMO, тобто:
Генерують документацію.
Вводять якісь зміни, нові політики, стандарти.
Іноді використовують практики та методології.

Однак вони це роблять лише тому, що «так потрібно», що в підсумку приводить до цілком логічного нерозуміння цінності такого PMO.

Формально, «Zombie» PMO не є інтегратором та інноватором, а скоріше виконує роль наглядача, практично відтворюючи діяльність PMs, але у більших масштабах.

Саме тому, якщо ви маєте подібний відділ у своїй компанії, то все ж постарайтесь його трансформувати у повноцінний Value-Driven PMO, навчити персонал та цим збільшити цінність для бізнесу.

Що таке цінність для компанії?

Це вимірюваний показник, який свідчить, що компанія досягла певної цілі внаслідок діяльності PMO. Або це може бути рівень KPI, який демонструє прогрес, продуктивність тощо.

Зазвичай цінне PMO покращує якість проєктів і може проявлятися у таких показниках, як:

• Кількість та зрілість проєктів в організації. Наскільки добре структурованими та автоматизованими є внутрішні та зовнішні процеси.
• Задоволеність клієнтів. Наскільки результати роботи відповідають очікуванням замовника, закривають його потреби та загалом впливають на бізнес.
• Перехід від командного менеджменту до керування рішеннями. Глобальніше управління проєктами, яке накладає на PMO додаткову відповідальність.
• RAG Reporting. Автоматизація генерування відгуків та документації, що стосуються безпосередньо ризиків, проблем, тригерів та шляхів їх розв’язання.
• Оптимізація бюджету. Створення такого співвідношення між прибутками та витратами, яке позитивно впливає на бюджет бізнесу чи компанії.
• Показники продажів. Збільшення кількості продажів через оптимізацію процесі доставляння, вимірювання здоров’я проєктів тощо.
• Зниження вартості зовнішнього навчання. Генерація внутрішніх специфічних знань, які створюють інтелектуальну цінність для бізнесу.

Через свої практики PMO приносять компаніям прибутки, які генеруються в результаті діяльності фахівців.

Екосистема цінностей PMO на прикладі Delivery Managers

Цінності можуть варіюватися залежно від типу проєкту чи направлення бізнесу. Однак вони мають спільні риси, притаманні PMO загалом. Пропонуємо розглянути їх в контексті екосистеми цінностей для такої ролі, як Delivery Manager.

Це лише приблизний перелік цінностей та переваг, що отримує Delivery Manager при колаборації з PMO та запровадженні стандартів, рекомендованих командою, яка надає послуги.

Будуємо Value-Driven PMO: ключові компоненти та інструменти

Процес створення та організації PMO чимось нагадує процес приготування борщу. Тут також потрібно взяти інгредієнти, змішати їх у певних пропорціях та довести до готовності.

Основні компоненти PMO

Далі коротко поговоримо про основні компоненти PMO, цінності, які вони надають проєктам та детальніше розглянемо нюанси побудови Value-Driven концепції.

PMO Sponsor

Спонсором назвемо людину, яка найбільше зацікавлена у тому, щоб PMO було створене, розвивалося, генерувало цінність. Такий собі амбасадор, який постійно всім нагадує про важливість запровадження PMO та не дає процесу зупинитися.Це може бути як член команди, так і зовнішній фахівець, якого компанія запросила для побудови Value-Driven PMO.

Потреби стейкхолдерів

PMO базується навколо потреб стейкхолдерів. Тобто враховує позиції таких ролей:

• Product Owner.
• Investor/auctioneer.
• Project owner/project manager.
• Teams (Development, QA).
• Delivery/Distribution/Sale Manager.
• Customers.

Ключовою задачею є комунікація, яка дозволяє зібрати очікування, бажання, бачення, пропозиції, ідеї, думки всіх зацікавлених сторін. Вже на основі цієї інформації можна почати роботу над побудовою Value-Driven PMO.

Mission & Vision

Обов’язковий компонент PMO, без якого вся конструкція просто розвалиться. Якщо і втримається, то матиме мінімальну цінність для проєкту та бізнесу загалом.

Місією ми називаємо певну ціль, якої маємо досягти в підсумку. Наприклад, «Створити прогнозовану модель сервісів для того, щоб покращити рівень задоволеності клієнтів».

Бачення ж може мати різний вигляд, однак базується завжди на тому, як ми можемо досягти мети. Наприклад:

• Постійно комунікувати з менеджерами та синхронізуватися.
• Змінювати внутрішні процеси.
• Адаптуватися до вимог ринку.
• Контролювати стан проєкту, його здоров’я.
• Будувати clients-centric PMO.
• Інфлюєнсити успіх проєктів.

Навколо цих цілей та концепцій будуватиметься Value-Driven PMO, тому варто їх визначити заздалегідь.

Team & Co-active Leadership

Ідеальної команди не існує. Кожен її учасник є індивідуумом, який має власні погляди, думки, судження, в тому числі й про решту колективу. Однак, якщо у групи людей є спільна мета, розуміння цінності та відповідальності за успіх проєкту – таке утворення вже можна назвати командою.

Зазвичай команда складається як пазл – з наявних або додаткових елементів формується цільна картина колективу. Якщо один з компонентів не підходить, або взагалі порушує структуру композиції, його варто перемістити до іншого пазлу, або позбутися, якщо ситуація повторюється.

Також має бути проактивний лідер свого сегмента. Не обов’язково на позиції Team Lead, PM тощо, головне – щоб він був генератором, ініціатором та амбасадором ідей PMO та робив внесок у колективну цінність, результат.

Value Delivery Ecosystem

Концепція, яка містить чотири групи компонентів, (які детально описуються в PMBOK) а саме:

Екосистема є надважливою для Value-driven PMO, оскільки збирає разом всю наявну інформацію про проєкт, його учасників та дозволяє комплексно охопити всі його аспекти.

Ways of Working

Документування концепції роботи PMO також є важливою частиною побудови інфраструктури. Для органічного керування проєктом та процесом вам знадобиться:

• Ідентифікувати потреби, очікування та прийнятні результати.
• Визначити стандарти планування, дизайну, імплементації, концепцію трансформації менеджменту.
• Встановити політику, комунікації, алгоритм збору відгуків та зворотного зв’язку.
• Моніторити та контролювати процеси.

Подібне ітеративне планування роботи дозволить вам оптимізувати менеджмент проєкту та збільшити цінність PMO для нього.

PMO Partners & Ambassadors

PMO по своїй суті є ізольованим органом компанії, який бачить цілісну картину та вказує решті що та як робити. Зрозуміло, що в цьому випадку виникають питання на кшталт «А навіщо це потрібно взагалі?»

Щоб органічно підключити PMO до внутрішньої кухні бізнесу, вам знадобляться амбасадори та партнери в різних його відділах. Наприклад, маєте налагодити комунікацію та взаємодію з лідерами думок, підрозділів тощо.

Це потрібно для того, щоб не виникало непорозумінь і конфронтацій у процесі роботи.

PMO Roadmap & Tracking

Як і для будь-якого проєкту чи активності, PMO має планувати діяльність та встановлювати певні часові ліміти для досягнення певних цілей. Це може виглядати якось так:

Все це потрібно, щоб розуміти:

• Де ми є зараз.
• Куди ми рухаємось.
• Як швидко ми рухаємось.
• Якими є кінцеві мотиви.
• Як ми можемо відстежувати та вимірювати прогрес.

Це дозволить ефективніше визначати пріоритети розвитку PMO проєкту та якісніше керувати його процесами впродовж всього циклу співпраці.

Stakeholders Satisfaction

Завжди має вимірюватись рівень задоволеності стейкхолдерів. Не лише зовнішніх клієнтів, але і внутрішніх. Наприклад, якщо ви будуєте PMO для відділів, тих же Sale, Marketing тощо, то маєте розуміти, чи задоволені саме ці команди цінністю, яку ви їм генеруєте.

Таким чином, PMO має два напрямки: зовнішній (коли послуги надаються стороннім компаніям, командам) та внутрішній (коли ви працюєте в межах однієї організації та будуєте для ряду відділів інфраструктури).

Brand Awareness

Це репутаційний компонент PMO, який відповідає за те, що про вас знають люди, наскільки багато знають, як оцінюють ваші досягнення, здобутки, рівень кваліфікації тощо.

Іншими словами, варто працювати на репутацію бренду, нативно рекламувати його та будувати цінні контакти, зв’язки з профільними організаціями, бізнесом. Все задля того, щоб про ваш PMO могли дізнатися, як і про кваліфікацію команди, сегмент діяльності тощо.

PMO Functions: Tips and Tools

Дізнавшись про складові PMO, ви могли б подумати щось на зразок «О, тепер я можу побудувати PMO». Однак, ні, ще не можете. Щоб створити Project Management Office вам знадобиться дещо більше, ніж просто знання компонентів.

Тому далі ви дізнаєтесь про те, як використати досвід та вміння, побудувати правильні процеси та реалізувати Value-Driven PMO стратегію.

Сформована екосистема

Це може бути як набір інструментів, так і цілком сформований та розгорнутий продукт. Він має задовольняти певні потреби команди, базуватись на шаблонному чи персоналізованому фреймворку та загалом сприяти тому, щоб ефективно вести проєкт.

Умовно він може містити:

• Фреймворк чи концепцію Health-Check.
• Набір інструментів. Для автоматизації процесів, збирання інформації, трекінгу задач, цілей тощо.
• Playbook з шаблонами, ідеями, практиками, рекомендаціями, концепціями, робочими алгоритмами.

Формат системи може бути абсолютно різним і залежатиме лише від актуальних потреб проєкту та задач PMO.

Health-Check

Набір метрик та алгоритмів для багаторівневої перевірки проєкту на стан здоров’я, функціональність, ефективність. Це обов’язкова складова PMO, яка дозволяє якісно оцінювати те, наскільки цінними є ті чи інші процеси бізнесу, а також надає аналітичну інформацію щодо методів їх покращення загалом.

Playbook

Умовний підручник для PMO, де зібрані навчальні, консалтингові та інші типи матеріалів, які допомагають будувати та підтримувати процеси. Зазвичай вони базуються на визначених стандартах, правилах та нормах, впроваджених як Enterprise PMO, так і різними галузевими регуляторами та законами.

Pre-configured Delivery Manager’s toolset

Спеціалізований інструментарій, що інтегрується в процеси бізнесу та дозволяє фахівцям ефективніше виконувати роботу. Це може бути як безпосередньо програмне забезпечення, так і Scrum (Kanban, Less, Agile тощо) церемонії, спеціалізовані SaaS платформи та додаткові фреймворки для автоматизації ряду задач.

RAG Reporting

Складова PMO, яка може значно полегшити роботу фахівцям через можливість органічно генерувати, аналізувати та передавати різноманітні звіти, що стосуються зокрема:

Репорти генеруються на щотижневій основі та доцільні для будь-якого типу та масштабу компанії. Сам же процес може бути автоматизованим, або ж ручним, залежно від обсягів інформації та складності задачі.

PMO Consultancy Services

Це також важлива складова PMO, яка має бути детально занотована та структурована. Також варто періодично пропонувати свою допомогу, нагадувати про доцільність консультування різнорівневих фахівців та генерувати цінність.

Зазвичай ці сервіси надаються через Jira-tickets. Наприклад, якщо комусь потрібна перевірка здоров’я проєкту, продуктивності команди тощо, то він створює запит, який відправляє PMO відповідним каналом.

Інновації

PMO має підтримувати інновації, пропонувати їх та впроваджувати в організації. Тренди та новинки, що мають потенціал – це один з напрямків інтересів ефективного PMO та область, в якій він має демонструвати лідерство (звісно ж, якщо це доцільно).

Візьмімо для прикладу AI, який зараз вважається ледь не панацеєю для розв’язання проблем людства. PMO може оцінити перспективи спеціально навченого LLM і запропонувати його інтеграцію, скажімо, в процес баг-трекінгу. Якщо ідея підтримується командою та стейкхолдерами, а також є економічно-обґрунтованою, то PMO бере на себе роль інноватора та будує стратегію імплементації, допомагаючи з практичними питаннями всім зацікавленим сторонам.

Delivery Management Academy

Іншими словами – внутрішні навчальні ресурси для працівників компанії. Вони можуть бути спрямовані як на розширення бази знань співробітників, так і на покращення спеціалізованих навичок.

Цей компонент створює цінність для внутрішніх інтелектуальних здобутків компанії та зменшує залежність від зовнішніх джерел навчання (але не ізолюється, що вкрай важливо).

Може містити такі елементи, як, наприклад:

• Delivery Management Professional Program.
• Delivery Director Program.
• Delivery Coordinator Program.
• Scrum Master School.
• Tech-Skills camp.
• Soft-Skills camp.
• Coaching Service.
• Mentorship Service.

І все зазначене може містити додаткові розгалуження навчальних програм, гайдів та підказок, які разом утворюють цінну та ефективну профільну базу знань для бізнесу.

Роль PMO тут полягає в тому, щоб визначити цінність тих чи інших навчальних програм, їх вплив на процеси та структуру проєкту та зібрати все в єдину екосистему.

Спільнота

Умовно, це додаток до академії, де є спікер, який проводить лекції, є теми, що активно обговорюється. Далі відвідувачі курсі формують свою спільноту, де обмінюються досвідом, дають один одному профільні поради та шукають нових знань, навичок. Потужна система, що дозволяє поєднувати однодумців та будувати здорову комунікацію як в компанії, так і за її межами.

PMO Ambassadors

Система, що генерує цінні пропозиції для тих, хто інвестує свій досвід, знання та ентузіазм у розвиток PMO та PM компанії. Це не обов’язково має бути саме фінансова стимуляція (вона має бути, але незначна), а скоріше демонстрація важливості дій у вигляді якихось результатів, досягнень, покращень.

Для додаткової підтримки амбасадорів можна інвестувати у їхній розвиток, надаючи профільну літературу, курси чи консультації, що допоможуть їм зростати професійно та особистісно.

Delivery Management CoE

Це досить вагома складова PMO, скоріше навіть екосистема, яка впливає на всі процеси проєктів. Вона може містити такі компоненти, як:

• Project Health Checks (Go&See).
• Skill-checks (based on new approach).
• Recommendations for promotion.
• External interviews.
• Project Consultancy,
• Customized Education Programs,
• PDPs.
• Feedback Scores.

CoE означає, що в системі присутні сертифіковані експерти, які допомагають людям (проєктам) розвиватися.

PMO Awards & Identity

Фінансова стимуляція та винагорода за вклад в PMO є необов’язковим компонентом, хоча й досить бажаним. Однак, вам не обов’язково заохочувати та мотивувати вкладників саме цим способом.

Можна створити певний мерч та презентувати його тим, хто найбільше інвестує в розвиток PMO компанії, забезпечити цих працівників певними преференціями, персональними нагородами (іменні статуетки, чашки, рюкзаки) тощо.

Робота і відпочинок

Так, важливо багато та ефективно працювати, щоб будувати якісний PMO, розвиватися та досягати нових висот. Разом з тим не слід забувати, що всі ми люди, яким характерні втома, стреси та вигорання. Тому, знаходьте баланс між продуктивною інвестицією у проєкт та відпочинком.

Просто зберіться командою у неформальній обстановці, поспілкуйтеся, розважтесь, пограйте в настільні, комп’ютерні чи активні ігри. Просто проведіть час, налагоджуючи зв’язки та відпочиваючи.

Резюмуємо

Value-Driven PMO – це постійна робота над організацією та оптимізацією процесів в компанії та за її межами. На відміну від «Zombie» PMO, цей тип фокусується на доставлянні цінності в кожен аспект, з яким має точки дотику та надає вимірювані та очевидні результати.

Щоб побудувати дійсно Value-Driven PMO, вам знадобляться такі компоненти:

• PMO Sponsor.
• Аналіз потреб стейкхолдерів.
• Mission&Vision.
• Team&Co-active Leadership.
• Value Delivery Ecosystem.
• Way of Working.
• PMO Partners&Ambassadors.
• PMO Roadmap&Tracking.
• Stakeholders Satisfaction.
• Brand Awareness.

Також не варто ігнорувати порад та інструментів, наведених у матеріалі, рекомендацій PMBOK та вимог стандартів індустрій, з якими ви працюєте або лише збираєтесь.
Окрім цього, рекомендуємо вам відвідати курс «PMO Studio», що проводитиметься кращими українськими фахівцями галузі.

E5 – розвивайтесь впевнено та безмежно.