Управління проєктами є однією з найбільш динамічних сфер бізнесу, яка постійно еволюціонує під впливом новітніх технологій та змін у робочому середовищі. У найближчі роки очікується, що кілька ключових тенденцій значно змінять спосіб, у який організації планують, виконують і завершують проєкти. У цій статті розглянемо основні тенденції та технології, що впливатимуть на управління проєктами, зокрема роль штучного інтелекту, автоматизації та дистанційної роботи.
1. Роль штучного інтелекту в управлінні проєктами
Штучний інтелект (Artificial Intelligence – AI) має потенціал докорінно змінити управління проєктами, полегшуючи процес прийняття рішень, покращуючи прогнозування ризиків та підвищуючи ефективність команд.
Основні аспекти впливу AI:
Аналіз даних і прийняття рішень: Одним з найбільш значущих внесків AI є можливість аналізу великих обсягів даних у реальному часі, що дозволяє проєктним менеджерам швидко отримувати точну інформацію для прийняття рішень.
Приклади:
- Wrike: Використовує машинне навчання для аналізу робочих процесів, виявлення вузьких місць і пропозиції шляхів їх усунення.
- ClickUp: Інструмент, який використовує ШІ для аналізу проєктних даних та надає рекомендації щодо оптимізації ресурсів і покращення планування.
Планування та управління проєктами: За допомогою AI можна прогнозувати потреби у ресурсах, виходячи з історичних даних та поточних умов. Це дозволяє уникати перевитрат і затримок у реалізації проєктів.
Поширені інструменти:
- Smartsheet: Використовує ШІ для автоматизації задач, таких як створення розкладів, моніторинг прогресу та управління ресурсами.
- Microsoft Project: Завдяки інтеграції з AI-платформами (наприклад, Microsoft Power BI), допомагає аналізувати великі обсяги даних і робити прогнозування на основі попередніх даних.
Прогнозування ризиків: AI допомагає виявляти потенційні ризики на ранніх стадіях проєкту, аналізуючи дані про минулі проєкти, та надає рекомендації щодо їх уникнення або мінімізації.
Приклади:
- Risk AI: Інструмент для аналізу ризиків, який використовує штучний інтелект для оцінки ймовірності та впливу різних ризиків, а також для розробки стратегії їхньої мінімізації.
- Proggio: Використовує ШІ для прогнозування можливих затримок у проєктах на основі історичних даних і поточних тенденцій.
Керування завданнями та продуктивністю:
- Сервіс Monday.com застосовує штучний інтелект для аналізу даних проєкту, що дозволяє створювати прогнози щодо виконання завдань та рекомендувати зміни для підвищення продуктивності.
- Notion: Використовує ШІ для автоматизації процесів організації знань, створення завдань та управління проєктами.
Автоматизація процесів: AI сприяє автоматизації рутинних завдань, таких як оновлення статусів проєкту, відстеження прогресу та генерування звітів. Це дозволяє проєктним менеджерам зосередитися на стратегічних аспектах проєкту, а не на адміністративних завданнях.
Наприклад:
- Trello з Butler: Butler – це інструмент автоматизації, який використовує правила і тригери для автоматичного виконання задач в Trello.
- Asana з Workload: Інструмент, який дозволяє автоматично розподіляти завдання між членами команди на основі їхнього навантаження і навичок.
2. Роль автоматизації в управлінні проєктами
Автоматизація в управлінні проєктами дозволяє значно підвищити ефективність роботи команд та зменшити людський фактор у виконанні повторюваних завдань. Це дає можливість проєктним менеджерам зосередитися на важливих аспектах проєкту, що вимагають людського втручання, таких як комунікація з зацікавленими сторонами та прийняття стратегічних рішень.
Наприклад, сучасні інструменти управління проєктами, такі як Workstatus, пропонують можливості автоматизації, які включають планування проєктів, облік витрат у реальному часі та налаштування автоматичних робочих процесів.
Переваги автоматизації:
- Зменшення помилок: Автоматизація дозволяє мінімізувати ризик людських помилок у виконанні рутинних завдань, таких як введення даних або складання звітів.
- Швидкість виконання: Процеси, що займають години або дні при ручному виконанні, можуть бути завершені за лічені хвилини за допомогою автоматизованих систем.
- Зниження витрат: Автоматизація дозволяє зменшити витрати на виконання багатьох процесів, особливо у великих проєктах, де повторювані завдання можуть займати значну частину бюджету. Ефективні інструменти автоматизації процесів розглянемо детально на курсі Project Management: Deep Dive.
3. Роль дистанційної роботи в управлінні проєктами
Дистанційна робота стала однією з ключових тенденцій в управлінні проєктами, особливо після глобальної пандемії COVID-19. Вона суттєво змінила підхід до управління командами, відкривши нові можливості, але й створивши певні виклики.
Пандемія COVID-19 прискорила перехід на дистанційну роботу, і цей тренд продовжує розвиватися. Дистанційні команди потребують нових підходів до управління проєктами, які включають віртуальні зустрічі, спільне використання документів та використання платформ для колаборації.
Інструменти для комунікації із віддаленими командами, такі як Slack, Microsoft Teams, Zoom та інші, стають невід’ємною частиною сучасного управління проєктами. Вони забезпечують ефективну комунікацію, сприяють спільній роботі та підтримують контроль над проєктами, навіть коли члени команди знаходяться в різних часових зонах.
Особливості дистанційної роботи:
- Гнучкість і доступність: Дистанційна робота дозволяє залучати талановитих фахівців з будь-якого куточка світу, що розширює можливості команд та підвищує їхню гнучкість.
- Зменшення витрат: Компанії можуть знижувати витрати на офісні приміщення, транспорт та на інші пов’язані з роботою витрати, використовуючи дистанційні команди.
- Технічні виклики: Дистанційна робота вимагає від компаній інвестувати в надійні цифрові інструменти для комунікації, спільної роботи та управління проєктами. Недоліки в інфраструктурі можуть призводити до зниження ефективності роботи та виникнення проблем у командній взаємодії.
- Культурні аспекти: Підтримка командного духу та залученість працівників може бути складнішою у дистанційному середовищі, що вимагає від проєктних менеджерів нових підходів до мотивації та комунікації з командою.
4. Гібридні підходи в управлінні проєктами
Традиційні методології, такі як Agile та Waterfall, більше не задовольняють потреби сучасних проєктів. Все більше компаній обирають гібридні підходи, які поєднують структурованість Waterfall з гнучкістю Agile. Це дозволяє адаптувати управління до конкретних потреб проєкту, підвищуючи ефективність і результативність. Гібридні методи стають все більш популярними та, ймовірно, залишаться в центрі уваги на наступні роки.
5. Зелений менеджмент проєктів і сталий розвиток
Зростаюча увага до екологічної відповідальності впливає і на управління проєктами. Сталий розвиток та екологічно чисті практики стають важливими аспектами для багатьох організацій. Впровадження принципів ESG (екологічне, соціальне та корпоративне управління) допомагає не тільки знизити вплив на довкілля, але й підвищити соціальну відповідальність компаній. Проєктні менеджери мають орієнтуватися на мінімізацію відходів, використання екологічно чистих матеріалів та зменшення забруднення в процесі реалізації проєктів.
Висновок
Майбутнє управління проєктами обіцяє бути захоплюючим і динамічним, завдяки впровадженню новітніх технологій та адаптації до змін у робочому середовищі. Роль штучного інтелекту, автоматизації та дистанційної роботи буде ключовою у формуванні нових стандартів ефективності, гнучкості та інноваційності в управлінні проєктами. Організації, що зможуть успішно інтегрувати ці тенденції, отримають конкурентну перевагу та здатність досягати значних результатів у своїх проєктах. Запрошуємо проджект менеджерів отримати сучасні практичні знання та вдосконалити професійні навички на нашому курсі Project Management Deep Dive.
Автор статті: Олена Карліна