• Топ 10 помилок при проведенні ретроспективи

    Топ 10 помилок при проведенні ретроспективи

Топ 10 помилок при проведенні ретроспективи

Ретроспектива —  це захід, що дозволяє Scrum-команді провести інспекцію своєї роботи і створити план покращень на майбутнє. Такі зустрічі покращують ефективність команди, допомагають її згрупувати.

Згідно досліджень ресурсу Reetro, який допомагає проводити компаніям ретроспективи, 39,5% їх користувачів входять до рейтингу найуспішніших корпорацій Fortune 500. 

Які ж типові помилки команди роблять при проведенні ретроспектив?

Відсутність чіткої структури

Перед проведенням ретроспективи ведучий повинен чітко розуміти, за яким планом діяти. 

Необхідно:

  • повідомити про дату і час проведення ретро заздалегідь;
  • попросити учасників продумати питання для обговорення;
  • окреслити мету зустрічі на її початку;
  • обговорити те, що вдалося під час останньої ітерації, що ні, і що потрібно зробити для покращення результатів;
  • всі домовленості зафіксувати у вигляді наступних кроків
  • розподілити виконання наступних кроків по покращенню між учасниками команди і домовитись про дати виконання.

Запрошення топ-менеджерів

Дуже часто на ретроспективи запрошуються топ-менеджери. З одного боку, такі дії керівництва направлені на повну залученість колективу, бажання вислухати точку зору всіх і кожного. Але, з іншого боку, присутність лідерів має свої недоліки:

  • команда не може розкритися;
  • деякі співробітники бояться висловити свою думку;
  • деякі менеджери можуть перехопити ініціативу і говорити одноосібно.
  • Присутність лідерів та експертів на ретроспективі може призвести до того, що команді буде нав’язане чуже рішення. Та навіть якщо воно на 100% правильне, співробітники розуміють, що воно — не їх спільне надбання. Тому шанси на його успішну реалізацію знижуються. 

Пошук винних

Класичний антипаттерн на ретроспективі — обговорення помилок команди і пошук того, кого за ці помилки можна покарати. Замість того, щоб сконцентруватись на тому, як команда може змінити ситуацію та не допустити аналогічних помилок у майбутньому, час витрачається на пошуки винних. 

Правильний варіант — обов’язково забезпечити психологічну безпеку для учасників. Допомогти їм відкрито висловлювати думки без страху бути звільненим або покараним. Та обов’язково концентруватись на проблемах, які вирішуємо, шукати способи їх вирішення, а не робити акцент на винуватих. 

Багато тем для обговорення

Одна з найпоширеніших помилок при проведенні ретро — обговорення всього й одразу. Але для того, щоб зустріч була ефективною, важливо виділити не більше 3-4 найбільш актуальних питань. Щоб це зробити, на початку ретроспективи можна провести голосування, причому, бажано анонімне.

Експерти рекомендують запропонувати учасникам записати цілі, що, на їх думку, переслідує ця ретро. Потім необхідно викреслити дубльовані записи і виокремити 3 основних теми.

Ціленаправлена робота над найважливішим у даний момент для команди дозволить значно покращити роботу для команди. Закон Парето (80/20) можна застосовувати й в цьому контексті: 80% проблем команди вирішаться 20% зусиль, направленими на найважливіші, з точку зору команди, зони покращення.

Нечітке формулювання рішень

Отже, проблеми спринту визначені. Фактори, що заважали досягненню мети, обговорені. Здається, все іде добре. Але без чітко окреслених цілей на найближчий період вся робота буде марною. Іще одна порада — обов’язкове встановлення терміну виконання. Звісно, з урахуванням пріоритетності поточних завдань. 

Найкраще —  візуалізувати завдання. Це може бути постер с цікавим зображенням і спільно вигаданою назвою або просто задача в Jira чи нотатки на Confluence.

Довгі ретроспективи

Зазвичай у Scrum команді з двохтижневим спрінтом ретроспектива проводиться один раз на два тижні. В такому випадку її оптимальна тривалість — 45 — 60 хвилин. Інколи команди намагаються “економити” час та відмовляються від регулярного проведення ретроспектив. При проведенні ретро раз на 1-2 місяці, її тривалість може значно збільшуватися. 

Так, сервіс проведення ретроспектив Reetro надав інформацію щодо тривалості ретроспектив серед своїх користувачів. Найдовша з них зайняла 2 години 54 хвилини, а найкоротша закінчилася через 93 секунди. 

Ретроспективи тривалістю 2 години й довше дуже стомлюють команди. Їм складно тримати фокус та бути сконцентрованими. Ефективність самої ретроспективи значно падає. 

Неповна залученість команди

Іще одна можлива проблема — коли під час проведення ретроспективи говорить лише лідер команди, а інші учасники, хоча і мають, що сказати, мовчать. Щоб уникнути подібної ситуації, ведучий ретро (фасилітатор) повинен слідкувати за тим, щоб висловлювались всі учасники. Усне спілкування потрібно замінити записами думок всіх учасників на стікерах.

Retromat рекомендує заздалегідь продумати питання, які можна задавати по колу всім учасникам. Наприклад, “Які ваші очікування від цієї ретроспективи?”, “Що спричинило проблеми на останній ітерації?”

Нецікава ретроспектива

Ретроспектива, під час якої говорить лише ведучий, учасники якої втомлені після чергового авралу і не чекають від заходу нічого нового та цікавого, приречена на провал. До кожної подібної зустрічі потрібно готуватися та вибирати різні формати проведення. 

Гарний спосіб визначення зацікавленості аудиторії  —  у призначенні ролей. Учасникам ретро пропонується визначитися, ким вони почувають себе під час проведення зустрічі — “дослідником”, “покупцем”, “відпочиваючим” чи “в’язнем”. Де перші дві категорії дійсно зацікавлені в процесі, а дві останні активної участі брати не планують або прийшли на ретро, тому що повинні. Всі відповіді присутніх анонімні. Так фасилітатор ще до початку ретроспективи побачить настрої учасників та зможе підібрати потрібний формат ретроспективи. 

Ми розробили  асоциативні ретро карти, які допомагають зробити вашу ретроспективу дійсно не звичною та креативною.

Безініціативність команди

Нав’язування виконання списку задач —  перший крок до того, що вони будуть реалізовані не повною мірою. Тільки самостійні рішення команди і задачі, добровільно прийняті кожним співробітником в роботу, допоможуть команді бути більш ефективною в майбутньому.  

Як це зробити? 

Наприклад,  кожен учасник ретро має написати на стікерах три варіанти рішення певної проблеми. Після цього всі присутні пишуть своє ім’я на вподобаному варіанті, які згодні самостійно виконати. Ті стікери, що залишилися без імен, відсіюються. Таким чином команда сама вирішує хто буде робити яку з задач по вирішенню спільних проблем.

Обговорення лише негативу

Дуже важливо вміти не лише критикувати та шукати помилки, а і говорити про те, що вийшло добре. Обов’язково формат ретро має бути підібраний з розрахунку не лише говорити про зони покращення, а й про позитивні моменти.

Також можна використати Kudo карти — спеціальні картки, на яких учасники команди можуть написати Дякую й віддати їх один одному. Це допомогає команді бачити все те позитивне, що їм вдалося досягти за останній спрінт. 

Ретроспектива — це не одноразовий захід. Якщо проводити такі зустрічі регулярно і ставитися до їх організації серйозно, а не формально, з часом вони допоможуть створити команду, що може самостійно організовувати роботу та постійно вдосконалювати свою роботу. Якщо ви хочете поглибити свої знання у Scrum та Agile, допоможуть наші корпоративні тренінги та безкоштовний онлайн-курс Scrum Master Fundamentals.