• У якому об’ємі необхідна документація на проєкті?

    У якому об’ємі необхідна документація на проєкті?

У якому об’ємі необхідна документація на проєкті?

Автор статті: Олексій Шебанов

У тому, що на кожному проєкті мають бути задокументовані артефакти, нікого з вас  переконувати не потрібно. При чому, це твердження абсолютно вірне як для прогнозованих проєктів (aka Waterfall), так і інкрементально-ітераційних (Agile) і, тим паче, гібридних. Всі процеси проєктного менеджменту мають на виході певний об’єм записів про результати проєкту, питання, ризики, прогрес тощо.

Яка ціль документування?

Поставити кому або крапку в тому, що зроблено, подумати з командою про поліпшення, зберегти отримані уроки  для майбутніх проєктів, отримати аналітичні дані для оцінок тривалості, бюджетів, ризиків. Також, за допомогою інструментів репортингу, ми можемо продемонструвати бізнесу/замовнику результати, даючи зрозуміти, що все під контролем.

Повний об’єм проєктних документів, згідно до PMBOK, складає приблизно 35 одиниць, але  це зовсім не означає, що для успішного ведення проєкту обов’язково використовувати весь цей об’єм. ” Не натягуйте сову на глобус”, використовуйте ті артефакти, які несуть цінність для вашого проєкту; з урахуванням його розмірів, цілей, типу, методології.

У своїх проєктах я використовую оптимальний набір артефактів:

  • Business Case, Project Charter;
  • Project Plan (WBS + Schedule);
  • Team Charter, Backlog, Product Roadmap / Product Vision Statement;
  • Risk register;
  • Issue/Change log;
  • Stakeholder engagement matrix;
  • Communication plan;
  • Meeting Minutes;
  • Reports;
  • Lessons Learned.
  • Project Management Plan… Тільки для складних і довготривалих проєктів з командами від 50 людей.

Це не означає, що цим необхідно обмежуватися. Але з цього можна почати.

Наприклад, Business Case, допомагає здійснити запуск проєкту, захистити потреби в ресурсах, терміни, бюджет.

Project Charter – це паспорт проєкту, що розкриває цілі проєкту, вимоги учасників, цінності для бізнесу, структуру команди, базові ризики, обмеження тощо. Авторизація проєктного менеджера відбувається саме у Project Charter. І цей документ живе і оновлюється протягом всього життєвого циклу проєкту. І, якщо культура вашої організації «keep it simple» – будьте гнучкими та використовуйте One Page (A3) Project Charter, бо суть в контенті і цінності, а не у формі. 

Team Charter – має бути у кожної проєктної команди для опису правил, цінностей, домовленостей. Створіть, розмістіть на видному місці у приміщенні, де ви проводите зустрічі з командою і повертайтеся до нього при спірних питаннях взаємодії учасників проєкту.

Якщо ви працюєте над продуктом, то важливо мати в наявності Product Roadmap / Product Vision Statement і підтримувати зв’язку кожної частини функціонала у беклозі з тим, що закладено у цих артефактах.

Хочете успішно взаємодіяти зі стейкхолдерами проєкту – Stakeholder engagement matrix – це те, що вам треба! А допоможе ефективно підтримувати відносини і залученість Communication plan. При складанні останнього дуже рекомендую залучати професіоналів з області корпоративних комунікацій.

Meeting Minutes – фіксуємо те, про що домовилися, активності, терміни, відповідальних персон. Кожну наступну зустріч починаємо з перегляду цього документу з попередньої, щоб задачі не забувалися і не пропадали. Також можете ці задачі переносити у WBS або беклог. Вам з командою вирішувати як ефективніше.

Lessons Learned допоможе вам ефективно задокументувати результати ретроспектив по проєкту і в майбутньому не наступати на вже вивчені “граблі”.

Таким чином, процент часу, що витрачений менеджером проєкту на документування – це не перешкода утилізації і проєктним активностям, а навіть навпаки – інструмент для підвищення якості управління проєктом і успішного досягнення поставлених проєктних цілей.

Якщо у вас ще залишилися питання про ефективне використання документів і артефактів на вашому конкретному проєкті, інші невирішенні проблеми або питання “з чого почати”, то для вас буде корисним наш тренінг Project Management: Deep Dive Online.

Дізнайтеся що нового!
Рекомендуємо не пропускати наш щомісячний дайджест )