Автор статьи: Алексей Шебанов
В том, что каждый проект должен иметь задокументированные артефакты никого из Вас убеждать не нужно. Причем это утверждение абсолютно верно как для прогнозируемых проектов (aka Waterfall), так и инкрементально-итерационных (Agile), и тем более – гибридных. Все процессы проектного менеджмента подразумевают на выходе определенный объем записей о результатах проекта, вопросах, рисках, прогрессе и т.д. Какая цель документирования?
Поставить запятую или точку в том что сделано, подумать с командой над улучшениями, сохранить извлеченные уроки для будущих проектов, получить аналитические данные для оценок длительности, бюджетов, рисков. Также, с помощью инструментов репортинга, мы можем продемонстрировать бизнесу/заказчику результаты, дав понять что все под контролем.
Полный объем проектных документов, согласно PMBOK, составляет в районе 35 единиц. Но это совсем не означает, что для успешного ведения проекта, обязательно использовать весь этот объем. «Не натягивайте сову на глобус», используйте те артефакты которые несут ценность вашему проекту, с учетом его размера, целей, типа, методологии.
В своих проектах я использую оптимальный пакет артефактов:
- Business Case, Project Charter;
- Project Plan (WBS + Schedule);
- Team Charter, Backlog, Product Roadmap / Product Vision Statement;
- Risk register;
- Issue/Change log;
- Stakeholder engagement matrix;
- Communication plan;
- Meeting Minutes;
- Reports;
- Lessons Learned.
Project Management Plan… Только для сложных и длительных проектов, с командами от 50 человек.
Это не значит, что этим нужно ограничиться. Но с этого можно начать.
Например, Business Case, помогает осуществить запуск проекта, защитить потребность в ресурсах, сроки, бюджет.
Project Charter – это паспорт проекта, раскрывающий цели проекта, требования, участников, ценность для бизнеса, структуру команды, базовые риски, ограничения и т.д. Авторизация проектного менеджера происходит именно в Project Charter. И это документ живет и обновляется на протяжении всего жизненного цикла проекта. И если культура вашей организации «keep it simple» – будьте гибкими и используйте One Page (A3) Project Charter. Ведь суть в контенте и ценности, а не в форме.
Team Charter – должен быть у каждой проектной команды для описания правил, ценностей, договоренностей. Создайте, разместите на видном месте в помещении, где проводите встречи с командой и обращайтесь к нему при возникновении спорных вопросов взаимодействия участников проекта.
Если вы работаете над продуктом, то важно иметь в наличии Product Roadmap / Product Vision Statement, и поддерживать связку каждой части функционала в бэклоге с тем что заложено в этих артефактах.
Хотите успешно взаимодействовать с заинтересованными лицами проекта – Stakeholder engagement matrix, то что вам нужно! А поможет эффективно поддерживать отношения и вовлеченность Communication plan. При составлении последнего очень рекомендую привлекать профессионалов из области корпоративных коммуникаций.
Meeting Minutes – фиксируем то, о чем договорились, активности, сроки, ответственных персон. И каждую следующую встречу начинаем с просмотра этого документа с предыдущей, чтобы задачи не забылись, не пропали…
А можете эти задачи переносить в WBS или бэклог. Вам с командой решать как эффективнее.
Lessons Learned поможет вам эффективно задокументировать результаты ретроспектив по проекту и в будущем не наступать на уже изученные “грабли”.
Таким образом, процент времени потраченный менеджером проекта на документирование это не помеха утилизации и проектным активностям, а даже наоборот, инструмент повышения качества управления проектом и успешного достижения поставленных проектных целей.
Если еще остались вопросы об эффективном использовании документов и артефактов в вашем конкретном проекте, другие нерешенные проблемы или вопрос «с чего начать», то Вам будет полезен наш тренинг Project Management Concentrate.
