Робота в умовах військового стану — це складний процес, який вимагає від менеджерів вміння мотивувати не лише кожного співробітника і команду в цілому, а й замовників, особливо якщо мова йде про аутсорсингову чи аутстафінгову компанію.
Більшість великих компаній ще до повномасштабного вторгнення на територію нашої держави в обов’язковому порядку склали план безперервності бізнесу (BCP). Тобто розробляли стратегію відновлення бізнесу у випадку виникнення потенційних загроз. І от ризики реалізувались. Як це вплинуло на замовників?
Тенденції в IT-сфері в умовах військового стану
Перші дні після початку війни спостерігалося зростання рівня підтримки з боку замовників. Та війна стала затяжною, і їх поведінка змінилася. Сьогодні на ринку можна побачити наступні тенденції:
- Заморожування вакансій в Україні — нові пропозиції нашим спеціалістам не надходять.
- Релокація аутсорсингу — компанії відкривають представництва в інших країнах, після чого припиняють набирати співробітників в Україні й поступово переводять весь бізнес за кордон.
- Працівники, які виїхали в безпечні країни та планували повернутися найближчим часом, через затяжну війну хочуть легалізуватися на новому місці проживання. Для цього вони часто змінюють місце роботи, щоб влаштуватись туди офіційно.
Завдання менеджера проекту, scrum-майстра — зберегти проект, а в кращому випадку ще й розвинути його. Для цього потрібно інтенсивно працювати зі стейкхолдерами — в цьому допоможуть основи стейкхолдер-менеджменту.
Матриця впливу/зацікавленості
Стейкхолдери — це всі сторони, які зацікавлені в вашому проекті. Ними можуть бути інвестори, клієнти, персонал чи будь-хто інший. Та сьогодні ми поговоримо про замовників.
Щоб визначити напрямок роботи з конкретним замовником, потрібно визначити ступінь його зацікавленості у вашому проекті та рівень його впливу на нього. Для цього у світовій практиці використовується відповідна матриця, ось Х якої показує перший показник, а ось Y — другий. Виглядає вона так:
Наприклад, CTO може мати великий вплив на проект, але бути не зацікавленим в ньому. Адже цей конкретний проект — лише один з десятків подібних, що знаходяться в зоні його відповідальності.
Після визначення впливу і зацікавленості замовника, можна переходити до окреслення методів роботи з ним.
- Клієнтів з низькими зацікавленістю та впливом достатньо просто інформувати про об’єктивний стан речей.
- Із зацікавленими замовниками, які не впливають на проект потрібно консультуватися та спонукати їх до залишення фідбеку.
- Стейкхолдерів, які вирішують все, та не цікавляться проектом (як у прикладі з технічним директором), потрібно максимально залучати до співпраці — важливо дати їм зрозуміти, що всі їхні потреби та занепокоєння зрозумілі та будуть розглянуті.
- Ключові стейкхолдери, які мають величезний рівень зацікавленості та впливу (наприклад, засновники чи інвестори) повинні брати участь у прийнятті важливих рішень та виконувати роль партнера на кожному етапі проекту.
Ще один ефективний інструмент визначення напрямків роботи з замовниками — матриця залученості зацікавлених осіб. Ось її приклад:
Тут “C” — “current state”, тобто поточний стан підтримки, а “D” — “desired”, тобто бажаний рівень, те, до чого ви прагнете.
Розглянемо матрицю залученості на прикладі того ж CTO (Stakeholder 1 у таблиці вище). В нього великий вплив на ваш проект, адже саме він вирішує, якій компанії віддати проект на аутсорсинг. Але він не цікавиться деталями саме вашого проекту, тому що в нього їх десятки. Ваша мета — заручитися підтримкою цієї людини.
Менеджмент стейкхолдерів: види діяльності
Задля досягнення бажаного рівня зацікавленості стейкхолдерів та мотивації їх до тісної співпраці, існує багато видів активностей, які можна практикувати в залежності від поставленої мети.
Інформування
Полягає в наданні об’єктивної, збалансованої, точної інформації, яка допомагає стейкхолдерам зрозуміти суть проблеми, шляхи та альтернативні методи її вирішення. З цією метою можна проводити дні відкритих дверей, створювати інформаційні бюлетені, циркуляри, використовувати зовнішні освітні веб-ресурси.
Консультація
Це отримання зворотного зв’язку від стейкхолдерів щодо аналітичних даних, прийнятих рішень. Для цього запроваджують публічне коментування, створюють фокус-групи, проводять опитування, організовують публічні зустрічі.
Залучення
Співпраця з замовником протягом всього проекту — зацікавлені особи мають впевнитися, що їх потреби та занепокоєння зрозумілі вам та будуть розглянуті найближчим часом. Добре зарекомендували себе воркшопи, ефективним є проведення консультативних референдумів (дорадчого опитування) та форумів, використання інструментів Web 2.0.
Співпраця
Тобто розвиток партнерських взаємовідносин зі стейкхолдером, в тому числі у прийнятті рішень, пошуку альтернатив і визначенні пріоритетного варіанту. Тут теж актуальним є використання інструментів Web 2.0, практикують також створення референтних груп та використання методу консенсусу на форумах для обговорення ключових питань та прийняття рішень.
Для мотивації ключових стейкхолдерів нерідко використовується розширення їхніх можливостей, тобто передача замовнику права вирішального голосу.
Як утримати замовника
Для того, щоб утримати замовника в таких складних умовах, в яких ми опинились зараз, важливо приділяти увагу прозорості та продуктивності команди. Основна задача менеджера зараз — показати, що робота продовжується. Як це зробити?
- Проаналізуйте свою мотивацію — запитайте себе, чи зможете ви виконувати функції менеджера.
- Попрацюйте з командою — з’ясуйте, хто зможе продовжувати роботу.
- Зробіть робочий процес прозорим та підвищуйте продуктивність команди — адже у замовника залишаються всі його KPI’s.
- Покажіть клієнту звичайне життя команди — за допомогою фотографій, відео, ZOOM.
Визначте своїх ключових стейкхолдерів та їх ставлення до проекту, окресліть напрямок роботи з ними, намагайтеся бути максимально прозорими та постійно працюйте над підвищенням продуктивності команди — ось основні кроки до успішної мотивації замовників.
Покращити базові навички роботи з людьми, розібратись з мотивацією та опанувати необхідні інструменти для побудови команди та довірчих відносин з колегами і підлеглими вам допоможе наш курс Management Skills: Essentials.
