Управління ризиками в бізнес-аналізі: як передбачити та уникнути невдач

Управління ризиками, повʼязаних з розробкою, є важливою частиною бізнес-аналізу, гарантуючи, що потенційні виклики та невизначеності не перешкодять просуванню чи успіху проєкту. Бізнес-аналітики (BA) відіграють ключову роль у виявленні, оцінці та зменшенні ризиків для досягнення цілей проєкту. Ця стаття охоплює чотири основні теми, які висвітлюють ключові обов’язки та методи ефективного управління ризиками бізнес-аналітиками.

1. Управління ризиками: роль бізнес-аналітиків

Бізнес-аналітики знаходяться в центрі забезпечення того, щоб управління ризиками було вбудовано в кожен етап проєкту. Їхня унікальна позиція як посередників між зацікавленими сторонами та проєктними командами дозволяє їм передбачати виклики та активно повідомляти про них. Ключові дії з управління ризиками, якими можуть займатися бізнес-аналітики, включають:

• Збір і перевірка вимог:  BA тісно співпрацюють із зацікавленими сторонами, щоб зрозуміти потреби бізнесу та виявити прогалини у вимогах. Це допомагає зменшити ризик неправильного спілкування, неповних вимог і, в результаті, недосягнутих цілей.
• Ідентифікація та аналіз ризиків: BA використовують такі методи, як SWOT-аналіз, аналіз першопричини та картографування процесів для виявлення ризиків. Вони оцінюють ймовірність і вплив кожного ризику, орієнтуючи команду проєкту на пріоритети.
• Управління змінами: BA відповідають за оцінку впливу змін обсягу на проєкт. Вони визначають ризики, пов’язані із затримками, додатковими витратами або змінами потреб клієнтів, і допомагають створити стратегії для ефективного управління цими змінами.
• Комунікаційний міст:  BA гарантують, що всі зацікавлені сторони будуть інформовані про потенційні ризики та їхні стратегії пом’якшення. Вони відіграють ключову роль у своєчасному спілкуванні, запобігаючи непомітному зростанню ризиків.

2. Основні види діяльності з управління ризиками в бізнес-аналізі

Діяльність з управління ризиками в бізнес-аналізі охоплює різноманітні структуровані підходи, що гарантує раннє виявлення ризиків і проактивне керування ними. Нижче наведено основні види діяльності, якими займаються бізнес-аналітики для управління ризиками:

• Ідентифікація ризиків: першим кроком в управлінні ризиками є визначення ризиків, які можуть вплинути на успіх проєкту, його якість та темпи. BA часто використовують такі методи, як мозковий штурм, інтерв’ю з експертами та семінари з ключовими зацікавленими сторонами.
• Оцінка ризиків і визначення пріоритетів:  після визначення ризиків наступним кроком є ​​оцінка їхньої ймовірності та потенційного впливу. BA використовують інструменти кількісного та якісного аналізу ризиків, такі як матриці ймовірності й впливу, щоб визначити, які ризики потребують негайної уваги. Всі ризики і результати їх оцінка фіксуються в ризик реєстрі (risk log/register).
• Планування зменшення ризиків:  BA розробляють стратегії для мінімізації впливу ризиків. Це включає створення планів на випадок надзвичайних ситуацій, розподіл ресурсів на високопріоритетні ризики та забезпечення призначення відповідних власників ризиків. Ці стратегії пом’якшення регулярно оновлюються в міру розвитку проєкту.
• Моніторинг і контроль ризиків:  BA відстежують ризики протягом життєвого циклу проєкту, використовуючи такі інструменти, як реєстри ризиків (risk log) та плани з управління ризиками на проєкті (risk management plan), щоб гарантувати ефективне виконання планів пом’якшення і повну прозорість для всіх зацікавлених сторін. Моніторинг також дозволяє їм виявляти будь-які нові ризики, які можуть виникнути, і в реальному часі коригувати плани управління ризиками.
• Залучення зацікавлених сторін і комунікація: регулярне звітування про ризики має вирішальне значення. BA гарантують, що зацікавлені сторони будуть в курсі мінливих ризиків і заходів щодо їх пом’якшення. Полегшуючи спілкування між командою проєкту та зацікавленими сторонами, вони дозволяють своєчасно приймати рішення.

3. Зменшення ризиків бізнес-аналітиками

Основною частиною ролі бізнес-аналітика в управлінні ризиками є своєчасне виявлення, комунікація та пом’якшення ризиків. Розглянемо ці процеси детальніше:

1.Методи визначення ризиків:

• SWOT-аналіз (сильні сторони, слабкі сторони, можливості, загрози): BA використовують цей інструмент для виявлення зовнішніх ризиків (загроз) і внутрішніх слабких місць, які можуть становити ризики для успіху проєкту.
• Аналіз першопричини: ця методика допомагає визначити основні причини ризиків, дозволяючи BA вирішувати їх у джерелі.
• Діаграми потоків процесів: відображаючи бізнес-процеси, BA можуть виявляти неефективність, вузькі місця та точки збою, які можуть призвести до ризиків.

2. Вчасне інформування: одним із найважливіших обов’язків BA є забезпечення своєчасного інформування відповідних зацікавлених сторін про ризики. Це включає:

• Створення звітів про ризики та інформаційних панелей для візуалізації поточного стану ризиків.
• Проведення регулярних зустрічей з огляду ризиків для обговорення нових і існуючих ризиків з командами проєкту та зацікавленими сторонами.
• Інформування зацікавлених сторін про те, як зменшуються ризики, гарантуючи, що вони залишаються поінформованими та беруть участь у процесах прийняття рішень.

3. Стратегії зменшення ризиків: після виявлення ризиків BA працюють над стратегічним баченням, щоб зменшити ймовірність ризиків або вплив. Загальні підходи до зменшення ризику включають:

• Уникнення: зміна обсягу або цілей проєкту, щоб повністю уникнути ризику.
• Пом’якшення: вжиття заходів для зменшення ймовірності або впливу ризику, наприклад виділення додаткових ресурсів або коригування часових рамок.
• Прийняття: у деяких випадках команда проєкту може вирішити прийняти ризик, якщо вплив є мінімальним або неминучим, підготувавши натомість план дій у надзвичайних ситуаціях.
• Передача: передача ризику третій стороні, наприклад, аутсорсинг певних проєктних завдань або придбання страховки.

Застосовуючи проактивний підхід до комунікації та зменшення ризиків, BA допомагають гарантувати, що ризики не стануть перешкодами на шляху до успіху проєкту.

4. Методи уникнення невдач в управлінні ризиками

Щоб уникнути потенційних невдач в управлінні ризиками, бізнес-аналітики можуть дотримуватися кількох передових практик, які забезпечують ефективне управління ризиками протягом життєвого циклу проєкту:

• Рання та безперервна ідентифікація ризиків: постійний моніторинг протягом усього життєвого циклу проєкту допомагає виявляти нові ризики в міру їх появи.
• Регулярно залучайте зацікавлених сторін: регулярне залучення зацікавлених сторін має важливе значення для ефективного управління ризиками. BA повинні підтримувати відкриті канали зв’язку із зацікавленими сторонами, гарантуючи, що вони повністю обізнані про потенційні ризики та беруть участь у стратегіях пом’якшення. Співпраця підвищує зацікавленість зацікавлених сторін і сприяє зменшенню ризиків.
• Ведення динамічного реєстру ризиків: динамічний реєстр ризиків, де ризики регулярно оновлюються, допомагає відстежувати як поточні, так і нові ризики. Цей документ служить централізованим орієнтиром для всіх дій, пов’язаних з ризиками, і сприяє підзвітності команди проєкту.
• Пріоритезація ризиків на основі впливу та ймовірності: не всі ризики однакові, і їх пріоритетність на основі їх потенційного впливу та ймовірності виникнення допомагає команді проєкту зосередитися на найважливішому. BA повинні регулярно переоцінювати та змінювати пріоритети ризиків у міру зміни умов проєкту.
• Розробіть плани на випадок надзвичайних ситуацій: наявність планів на випадок надзвичайних ситуацій гарантує, що команда буде готова діяти, якщо ризик матеріалізується. BA повинні тісно співпрацювати з керівником проєкту та зацікавленими сторонами, щоб розробити ці плани для високопріоритетних ризиків.
• Технологія кредитного плеча: сучасні інструменти управління проєктами, такі як Jira, Trello та спеціалізоване програмне забезпечення для управління ризиками, можуть допомогти спеціалістам у відстеженні ризиків, створювати візуальні інформаційні панелі та автоматизувати звітування про ризики. Це дозволяє отримувати оновлення в реальному часі та краще бачити статус ризику.
• Розвивайте культуру усвідомлення ризику: заохочення культури усвідомлення ризику в організації чи проєктній команді має важливе значення. BA повинні виступати за регулярну оцінку ризиків і заохочувати членів команди проактивно повідомляти про ризики. Культура співпраці зменшує ймовірність того, що ризики не будуть помічені.

Висновок

Ефективне управління ризиками є критично важливим компонентом бізнес-аналізу, що дозволяє бізнес-аналітикам завчасно виявляти ризики, повідомляти про них і пом’якшувати їх. Беручи участь в ідентифікації ризиків, визначенні пріоритетів і постійному моніторингу, BA відіграють важливу роль у забезпеченні успіху проєкту. Застосування найкращих практик, таких як залучення зацікавлених сторін, визначення пріоритетів ризиків і використання технологій, не тільки допоможе керувати ризиками, але й створить проєктне середовище з більшою усвідомленістю ризиків, мінімізуючи ймовірність провалу проєкту.
Детальніше про комплексний підхід до управління ризиками та вплив бізнес-аналітиків на стійкість проєкту до них розглянемо на нашому професійному курсі Business Analysis Intensive Online.

Раді повідомити, що E5 акредитований IIBA і є Endorsed Education Provider!

Автор: Олена Карліна